Jak podłączyć e-Doręczenia do systemu kancelarii — API, dwa źródła korespondencji, terminy i koszt?

Które dwa źródła korespondencji musi obsłużyć system kancelarii?

Tory są dwa i żaden nie zastępuje drugiego: skrzynka e-Doręczeń i portal informacyjny sądów powszechnych. Kto i od kiedy musi mieć adres do e-Doręczeń, rozpisuje kalendarz obowiązku na pomyslnaaplikacje.pl. Tu zaczynamy krok dalej: co z każdego toru wpada do systemu i czym.

W kancelarii trzyosobowej skrzynek jest zwykle trzy, nie jedna: dwa adresy osobiste i adres kancelarii. Do tego dochodzą konta w portalu.

Podstawa wierszy o e-Doręczeniach: art. 9 ust. 1 i art. 155 ust. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Ustawę ogłoszono w tekście jednolitym jako Dz.U. 2026 poz. 3, a termin dla kancelarii z ewidencji daje jej art. 166 pkt 9.

Dzień 1 stycznia 2025 r. nie stoi w ustawie — wyznaczył go komunikat Ministra Cyfryzacji (Dz.U. 2024 poz. 1078).

Terminy portalu wynikają z art. 16 ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1172).

Jak wygląda interfejs e-Doręczeń?

Interfejsy są dwa i oba opisano notacją OpenAPI w wersji 3. UA API obsługuje przygotowanie, wysyłkę, odbiór i magazynowanie wiadomości, a SE API wyszukuje adres odbiorcy w bazie adresów elektronicznych. Obowiązuje UA API w wersji 3, po wycofaniu wersji 1 i 2 (gov.pl, aktualizacja 26 września 2025 roku).

Uwierzytelnienie systemu do systemu działa na protokole OIDC w trybie client_credentials: aplikacja pobiera token, używając client_secret albo podpisanego JWT, a uprawnienia do metod są wskazane w tokenie. Środowiska są dwa — integracyjne INT i produkcyjne PROD.

Limity są twarde i część z nich wymusza decyzje w modelu danych. Wartości niżej pochodzą z gov.pl oraz z projektu technicznego UA API.

• Rozmiar wiadomości. W trybie standardowym usługi publicznej do 500 MB, w masowym — do 15 MB.
• Liczba adresatów. Tryb standardowy usługi publicznej to najwyżej 15 adresatów, masowy — do 1000. Usługa hybrydowa w trybie standardowym obsługuje jednego.
• Operacja zbiorcza. UA API wykonuje ją na najwyżej 50 wiadomościach wskazanych identyfikatorami.
• Nazwy plików. Nazwa załącznika musi być unikalna, w kodowaniu UTF-8, bez spacji i znaków specjalnych, do 128 znaków z rozszerzeniem.
• Formaty. W usłudze publicznej typ pliku musi być na liście Krajowych Ram Interoperacyjności. W hybrydowej dopuszczony jest wyłącznie PDF.

Sama ustawa przewiduje przekazywanie korespondencji dalej: zarządzanie skrzynką obejmuje reguły przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny.

Podstawa: art. 19 ust. 6 pkt 1 lit. b ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Jak wygląda interfejs portalu informacyjnego?

Portal ma własne API i jest ono wymienione w rozporządzeniu jako jeden z dwóch dopuszczonych sposobów korzystania z portalu: przeglądarka w aktualnej wersji albo aplikacja dostawców trzecich korzystająca z interfejsu programistycznego aplikacji portalu.

Podstawa: § 3 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 20 lutego 2026 r. w sprawie portalu informacyjnego (Dz.U. 2026 poz. 216).

Konto podmiotu jest osobną konstrukcją od konta osoby fizycznej. Kancelaria wskazuje na nim administratora i profile zależne o ograniczonym dostępie, a administrator może wyznaczać kolejnych.

Wnoszenie pisma to dziewięciokrokowa procedura w module „Biuro Podawcze”, zamknięta funkcją „Złóż pismo”. Datą wniesienia jest czas utrwalenia pisma w portalu co do sekundy, a potwierdzenie dostaje pieczęć elektroniczną sądu apelacyjnego.

Trzy parametry trzeba znać przed projektowaniem ekranu wysyłki. Załącznik nie może przekraczać 100 MB, pismo ma format odpowiadający A4, a odwzorowania cyfrowe dokumentów tekstowych wnosi się w formatach txt, rtf, pdf, odt, doc, docx, csv i xml.

Podstawa: § 3 i § 4 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 21 lutego 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 222).

Jest też funkcja, która ratuje termin: zakładka „Ograniczenia dostępności portalu” z przerwami dłuższymi niż 10 minut, ich datą, godziną i zakresem.

Dlaczego oba tory wymagają własnego zegara czternastu dni?

Bo w obu doręczenie następuje z mocy przepisu, niezależnie od tego, czy ktoś pismo otworzył. Licznika nie da się kupić razem ze skrzynką, bo musi być powiązany ze sprawą i z konkretną osobą.

W e-Doręczeniach dowód otrzymania wystawia się po upływie 14 dni od wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny, jeżeli adresat jej nie odebrał. Korespondencję uznaje się wtedy za doręczoną dzień po upływie tych 14 dni.

Podstawa: art. 41 ust. 1 pkt 3 i art. 42 ust. 2 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

W portalu zasada jest bliźniacza, ale liczona od innego zdarzenia: przy braku dokumentu potwierdzającego doręczenie uznaje się je za skuteczne z upływem 14 dni od umieszczenia treści pisma w portalu.

Podstawa: art. 131(1a) § 2 zdanie trzecie Kodeksu postępowania cywilnego, w brzmieniu od 10 września 2025 r.

Wniosek dla modelu danych: dwa liczniki startują od dwóch zdarzeń w dwóch systemach, a termin procesowy biegnie jeden — oba muszą więc wpadać do jednej listy terminów.

Ile kosztuje pierwszy rok w kancelarii trzyosobowej?

W policzonym scenariuszu 6 636 zł netto przy gotowcu i 19 272 zł netto przy własnej integracji. Założenia stoją w osobnych liniach, żeby dało się je podważyć.

• Założenie 1. Kancelaria to spółka z rejestru przedsiębiorców, zawód wykonuje dwoje pełnomocników, trzecia osoba prowadzi sekretariat.
• Założenie 2. Skrzynek do obsługi są trzy: dwa adresy osobiste i adres spółki.
• Założenie 3. Kancelaria wysyła 50 przesyłek miesięcznie: 30 do podmiotów publicznych i 20 do niepublicznych.
• Założenie 4. Wysyłka do podmiotu publicznego usługą publiczną jest zwolniona z opłaty, więc stoi w rachunku jako zero.
• Założenie 5. Przesyłka do podmiotu niepublicznego kosztuje 5,30 zł netto, z cennika operatora wyznaczonego.
• Założenie 6. Gotowiec to trzy licencje planu z obydwoma torami, po 149 zł netto miesięcznie za użytkownika.
• Założenie 7. Własna integracja to 120 godzin pracy po 150 zł netto. Stawka jest założeniem, nie ceną rynkową.

Zwolnienie z opłaty przy wysyłce do podmiotu publicznego wynika z art. 52 ust. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Nakład 120 godzin to sześć pozycji: uwierzytelnienie i trzy skrzynki — 16 godzin, pobieranie wiadomości z mapowaniem na sprawy — 24, wysyłka z dowodami — 24, dwa zegary — 16, API portalu — 24, testy na INT i wdrożenie — 16.

Różnica pierwszego roku to 12 636 zł na korzyść gotowca. Własna integracja zrównuje się z licencjami po 41 miesiącach (18 000 zł przez 447 zł), i to przy zerowym koszcie utrzymania kodu — czego przy wersjonowanym API obronić się nie da.

Jest jeden ruch, który obniża rachunek bez linijki kodu. Adres można powiązać z usługą kwalifikowaną zamiast publicznej, a pakiet 50 przesyłek miesięcznie kosztuje u operatora wyznaczonego 70 zł netto — czyli 840 zł rocznie wobec 1 272 zł.

Uwaga do tego porównania: zwolnienie z art. 52 ust. 3 dotyczy usługi publicznej, a w cenniku pakietów usługi kwalifikowanej nie znaleźliśmy jego odpowiednika, więc liczymy tam wszystkie 50 przesyłek.

Rachunek obejmuje wyłącznie pierwszy rok. Koszt zbudowania całej aplikacji w trzy lata liczy rachunek na policzpomysl.pl, a miesięczne utrzymanie przy pięćdziesięciu klientach — zestawienie w tym serwisie.

Co już jest na rynku i który plan wymienia oba tory?

Sprawdziliśmy 10 września 2026 roku cenniki trzech programów dla kancelarii i ofertę kwalifikowanego dostawcy doręczeń; nie sprzedajemy żadnego z nich. Kolumna po prawej opisuje to, co producent wymienia u siebie.

Z zestawienia wynika rzecz, która przesądza o werdykcie: pułap wejścia do obu torów to 149 zł netto za użytkownika miesięcznie — mniej niż godzina pracy przy stawce z założenia 7.

Drugi wniosek: abonament za 19 zł netto kupuje skrzynkę i pulę dziesięciu przesyłek, ale nie kupuje interfejsu programistycznego — ten jest w planie wycenianym indywidualnie.

Gdzie leży granica licencyjna i czego nie wolno automatyzować?

Granica pierwsza jest po stronie skrzynki. Osoba upoważniona do operacji nie może wskazać dalszych osób upoważnionych, więc model uprawnień nie odwzoruje łańcucha zastępstw.

Podstawa: art. 19 ust. 6 pkt 2 i ust. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Granica druga jest po stronie portalu. Konto zakłada się na osobę fizyczną i weryfikuje jej tożsamość, a konto podmiotu wymaga poświadczonego umocowania wnioskodawcy — integracja działa więc w imieniu konkretnego użytkownika.

Granica trzecia to skutek błędu kanału. Pismo wniesione inną drogą niż portal, gdy przepis szczególny nakazuje portal, nie wywołuje skutków prawnych, jakie ustawa wiąże z wniesieniem pisma do sądu.

Podstawa: art. 125(3) § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, obowiązujący od 1 marca 2026 r.

Ostatnia granica dotyczy załączników. Załącznik, który ze względu na swoją właściwość nie wejdzie razem z pismem, wnosi się z pominięciem portalu w terminie 3 dni, uprawdopodabniając tę okoliczność. Bez tego sąd go pomija.

Podstawa: art. 125(2) § 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Ten sam wzorzec — obowiązek prawny przełożony na moduł i na pole z datą — rozpisaliśmy w arkuszu modułów dla biura nieruchomości.