Co musi umieć aplikacja dla firmy opiekuńczej — grafik opiekunów, godziny i rozliczenia z gminą?

Co musi umieć aplikacja dla firmy opiekuńczej?

Cztery z siedmiu modułów MUSI wynikają z przepisów obowiązujących od 5 i 7 sierpnia 2026 roku i dotyczą usług opiekuńczych przyznanych decyzją ośrodka. Liczbę firm, konkurencję i to, czy jest tu miejsce na produkt, rozkłada Pomysł na aplikację dla firmy opiekuńczej — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka?

To przegląd redakcji, stan prawny na 30 września 2026 roku, a nie porada prawna. Tabela opisuje organizację firmy — grafik, godziny, rozliczenia i dane — a nie treść opieki. Kolumna o konkurencji opiera się na stronach pięciu programów odczytanych tego samego dnia.

Oś całej aplikacji to godzina z decyzji ośrodka. Ta sama godzina jest limitem w grafiku, pozycją w raporcie dla gminy, podstawą faktury i godziną zleceniobiorcy do rozliczenia. Gdy każdy z tych modułów liczy ją osobno, liczby rozjadą się przy pierwszym odwołanym zastępstwie.

Standard z sierpnia 2026 roku: co firma musi pokazać gminie?

Od 7 sierpnia 2026 roku gmina monitoruje usługi opiekuńcze według rozporządzenia ministra rodziny (Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 1067). Analizuje informacje o sposobie i zakresie usług, w tym liczbę niezrealizowanych godzin, zmiany opiekunów oraz skargi i zgłoszenia, także anonimowe.

Oceniając usługi, bierze pod uwagę zakres i wymiar godzin faktycznie zrealizowanych zgodnie z decyzją, ich terminowość i rzetelność. Nie rzadziej niż raz na pół roku sprawdza usługi wizytą w domu podopiecznego i zbiera jego opinię, jeśli stan zdrowia na to pozwala.

Z tego wynika wymaganie dla aplikacji: każda niezrealizowana godzina ma przyczynę, każda zmiana opiekuna datę, a każda skarga ślad odpowiedzi. Raport liczony z tych samych danych co faktura nie rozjedzie się przy kontroli.

Sposób potwierdzania wykonanych czynności ustala ośrodek pomocy społecznej albo centrum usług społecznych (§ 4 punkt 4 rozporządzenia). Gminy budują też własne narzędzia: Warszawa i 10 gmin partnerskich zbudowały w projekcie E-Opieka na lata 2016–2023 system z aplikacją mobilną dla opiekunów.

Wspólnego interfejsu wymiany danych dla wszystkich gmin nie znaleźliśmy, więc eksport trzeba projektować osobno dla każdej gminy, z którą firma ma umowę.

Równolegle działa nowy wymóg wobec ludzi. Opiekunowie pracujący przed 5 sierpnia 2026 roku mogą wykonywać usługi bez szkolenia z pierwszej pomocy przez trzy miesiące od wejścia nowelizacji w życie, czyli do 5 listopada 2026 roku. Po tej dacie grafik nie może przypisać do wizyty ani zastępstwa osoby bez szkolenia.

Godziny opiekuna: zlecenie, etat i lokalizacja

Zleceniobiorcy przysługuje za każdą godzinę co najmniej minimalna stawka: 31,40 zł w 2026 roku i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 roku. Jeśli umowa jej nie zapewnia, wynagrodzenie liczy się z uwzględnieniem tej stawki (artykuł 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Stawki minimalnej nie stosuje się do opieki domowej, przy której opiekun mieszka z podopiecznym i świadczy usługi nieprzerwanie dłużej niż dobę (artykuł 8d ustęp 1 punkt 5 tej ustawy). Wizyt godzinowych ten wyjątek nie obejmuje.

Sposób potwierdzania liczby godzin strony określają w umowie. Bez takiego zapisu zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty, a firma przechowuje te dokumenty przez 3 lata od wymagalności wynagrodzenia (artykuły 8b i 8c).

Pracownikowi na etacie pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy (artykuł 149 § 1 Kodeksu pracy). Czy zlecenie z grafikiem wyznaczanym przez firmę nie jest w rzeczywistości etatem, zależy od stanu faktycznego; od 8 lipca 2026 roku inspekcja pracy może to stwierdzić decyzją po niewykonanym poleceniu.

Lokalizacja potwierdza obecność opiekuna, ale u pracownika jest formą monitoringu z obowiązkami z Kodeksu pracy. Szczegóły rozkłada Czy aplikacja firmowa może śledzić lokalizację pracownika — podstawa prawna, obowiązki informacyjne i co musi umieć taki moduł?

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Gdy aplikację kupuje inna firma opiekuńcza, dane jej podopiecznych i opiekunów trafiają do Twojej bazy. Informacje o potrzebach podopiecznych są danymi dotyczącymi zdrowia, których przetwarzania artykuł 9 RODO zakazuje poza wyjątkami z ustępu 2.

• Umowa powierzenia z każdą firmą (artykuł 28 RODO) i lista podprocesorów: hosting, poczta, bramka SMS, kopie zapasowe.
• Zgoda gminy w łańcuchu powierzenia: jeśli umowa z gminą czyni firmę podmiotem przetwarzającym dane podopiecznych, aplikacja jest dalszym podmiotem przetwarzającym i potrzebuje uprzedniej pisemnej zgody administratora (artykuł 28 ustęp 2 RODO).
• Rozdzielenie danych firm i uprawnienia: opiekun widzi swoich podopiecznych, koordynator grafik, rozliczenia tylko właściciel.
• Ocena skutków dla ochrony danych, gdy aplikacja przetwarza dane o zdrowiu na dużą skalę (artykuł 35 ustęp 3 litera b RODO).
• Kopie zapasowe ze sprawdzonym odtworzeniem i eksport przy wyjściu klienta: decyzje, grafiki, potwierdzenia wizyt i dokumenty godzin opiekunów z trzyletnim okresem przechowywania.
• Procedura naruszenia: administrator zgłasza je organowi nadzorczemu w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (artykuł 33 ustęp 1 RODO), więc klient musi dowiedzieć się od Ciebie wcześniej.

Co z tego wdraża się w kodzie, a co w regulaminie, rozdziela RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie? Ile kosztuje utrzymanie przy 50 płacących firmach, liczy rachunek utrzymania; jak do nich dojść — scenariusz pierwszych 50 klientów.

Kiedy gotowiec wygrywa?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Ceny pochodzą z cenników producentów odczytanych 30 września 2026 roku; rachunek dotyczy firmy z jednym oddziałem, 30 podopiecznymi i 12 opiekunami, przy płatności miesięcznej.

Z trzech programów z ceną w cenniku tylko najdroższy, SilverGo, jest pisany pod wizyty u podopiecznych i tylko jego cennik nie mówi, czy kwota jest netto, czy brutto. Dwa pozostałe systemy branżowe cennika nie publikują.

W trzech sytuacjach odpowiedź brzmi „kup gotowca”:

• Firma obsługuje wyłącznie rodziny, bez umów z gminą. Decyzji, raportu dla ośrodka ani potwierdzeń w sposobie ustalonym przez ośrodek nie potrzebuje, więc rejestracja czasu z lokalizacją za 12,95 zł netto od użytkownika miesięcznie i program do faktur wystarczą.
• Firma z jednym oddziałem i dziesiątkami podopiecznych potrzebuje harmonogramu, aplikacji opiekuna i faktur od razu. SilverGo daje je za 1 000 zł za oddział plus 25 zł od podopiecznego miesięcznie, bez oznaczenia netto lub brutto, z trzema miesiącami bezpłatnego okresu próbnego.
• Gmina narzuca własny system potwierdzania wizyt. Wtedy pierwszym narzędziem jest system gminy, a własna aplikacja ma sens dopiero przy kilku gminach naraz.

Przewaga własnej aplikacji zaczyna się przy firmie, która pracuje dla kilku gmin albo sprzedaje narzędzie innym firmom. Godzina liczona od decyzji, raport w formacie każdej gminy i blokada wymagań wobec opiekuna to rzeczy, których sprawdzone cenniki nie nazywają.

Ile kosztuje taka aplikacja przez trzy lata, liczy Ile kosztuje aplikacja przez 3 lata, a nie w dniu odbioru?

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Notatek o stanie podopiecznego i list czynności przy nim. To treść opieki, a nie organizacja firmy, a każde pole o zdrowiu poszerza zakres danych szczególnej kategorii z artykułu 9 RODO.

Zamiennika systemu gminy. Ośrodek ustala sposób potwierdzania i sam monitoruje usługi, więc pierwsza wersja oddaje dane w jego formacie, zamiast wypierać jego narzędzie.

Naliczania wynagrodzeń ze składkami. Pierwsza wersja kończy się na zestawieniu godzin z potwierdzeniem i stawką minimalną, a listę płac przygotowuje biuro kadrowe albo program kadrowy.

Serwisu, który łączy rodziny z opiekunkami. Taka platforma działa dopiero przy dużej liczbie ofert po obu stronach, a pierwsza wersja ma obsłużyć firmę, która podopiecznych już ma.

Obsługi bonu senioralnego przed ogłoszeniem rozporządzenia z Programem, bo dopiero ono określi, kto realizuje bon i jak go rozlicza. Zakres pierwszej wersji pomaga spisać Jak spisać zakres pierwszej wersji aplikacji (MVP), żeby wycena i termin miały sens?