Co musi umieć aplikacja dla firmy eventowej i weselnej — terminy, zadatki i podwykonawcy?

Co musi umieć aplikacja dla firmy eventowej i weselnej?

Sześć modułów MUSI kręci się wokół daty, którą firma sprzedaje raz. Liczby firm i przegląd konkurencji są w tekście Pomysł na aplikację dla firmy eventowej i weselnej — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka? Tu zaczynamy od tego, co aplikacja musi robić.

To przegląd redakcji według stanu prawnego i cenników na 30 września 2026 roku, a nie porada prawna. Kolumna o konkurencji opisuje strony cenników i funkcji ośmiu programów i serwisów odczytane tego dnia.

Sześć modułów MUSI dzieli jeden klucz: wydarzenie z datą. Do niego przypina się umowę, każdą wpłatę z dokumentem, parametry licencji i umowy podwykonawców. Zbudowane osobno rozjadą się przy pierwszym przeniesionym terminie.

Paragon, zwolnienie czy faktura: co się dzieje z wpłatą za termin?

Wpłata za termin to dla VAT zapłata przed wykonaniem usługi. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, a ustawa wymienia wprost przedpłatę, zaliczkę i zadatek. Dokument zależy od tego, kto płaci i jak.

Podstawa: artykuł 19a ustęp 8 ustawy o VAT (tekst jednolity w Dzienniku Ustaw z 2026 roku, pozycja 1263).

Od czynnego podatnika VAT firma dostaje fakturę zaliczkową najpóźniej 15. dnia miesiąca po tym, w którym wpłaciła. Od 1 kwietnia 2026 roku faktura dla firmy powstaje w KSeF, z wyjątkiem sprzedaży udokumentowanej fakturami do 10 000 zł brutto w miesiącu, który działa do końca 2026 roku.

Podstawa: artykuł 106b ustęp 1 punkt 4 i artykuł 106i ustęp 2 ustawy o VAT oraz terminy KSeF opublikowane przez Ministerstwo Finansów.

Para płaci jako konsument. Wpłata gotówką wymaga paragonu od razu, a przelewem — niezwłocznie po uznaniu na rachunku, najpóźniej z końcem miesiąca, a gdy usługa wypada wcześniej — z chwilą jej wykonania. Liczy się więc data wpływu, którą aplikacja musi pobrać z banku albo od operatora płatności.

Podstawa: § 6 ustęp 1 punkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących (Dziennik Ustaw z 2025 roku, pozycja 845).

Paragonu nie trzeba, gdy para zapłaci całość przelewem, a z dowodu wpłaty jednoznacznie wynika, której usługi dotyczy. Usług DJ-a, wedding plannera ani agencji eventowej nie ma na liście wyłączeń z tego zwolnienia. Stąd wymaganie: każda umowa ma własny tytuł przelewu.

Wystarczy dopłata gotówką, a warunek „w całości” przestaje być spełniony; zostaje wtedy próg 20 000 zł sprzedaży dla osób prywatnych w poprzednim roku. Oba zwolnienia obowiązują nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 roku.

Sala weselna sprawdza jeszcze, czy jej usługi nie stoją na liście wyłączeń z obu zwolnień; to zależy od stanu faktycznego.

Podstawa: § 2 ustęp 1 i pozycja 42 załącznika, § 3 ustęp 1 punkt 1 oraz § 4 ustęp 1 rozporządzenia z 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z kas (Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 1902).

Protokoły kas, e-paragony i interfejs KSeF opisuje tekst o fiskalizacji z własnej aplikacji, a harmonogram KSeF dla mikrofirm — Od kiedy KSeF obowiązuje mikrofirmy i JDG i co musi umieć narzędzie, które wystawia im faktury?

Podwykonawcy: dlaczego jeden event to wiele terminów naraz?

Agencja eventowa kupuje od DJ-a, techniki i obsługi, a każdy ma inną umowę i inny termin. Firma z fakturą to KSeF i numer faktury w przelewie, osoba na dziele to zgłoszenie do ZUS, a zleceniobiorca to stawka za godzinę i ewidencja godzin.

Umowę o dzieło z osobą, która nie jest pracownikiem agencji, zgłasza się do ZUS w 7 dni od zawarcia. Od 8 lipca 2026 roku ZUS udostępnia te dane Państwowej Inspekcji Pracy do kontroli przestrzegania prawa pracy.

Podstawa: artykuł 36 ustęp 17 i artykuł 50 ustęp 13a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; ten drugi dodała ustawa z 11 marca 2026 roku (Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 473).

Zleceniobiorca nie może dostać mniej niż 31,40 zł za godzinę w 2026 roku i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 roku, a strony ustalają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin. Moduł porównuje więc stawkę za dzień eventu z liczbą przepracowanych godzin.

Podstawa: artykuł 8a ustęp 1 i artykuł 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz rozporządzenia Rady Ministrów w Dzienniku Ustaw z 2025 roku, pozycja 1242, i z 2026 roku, pozycja 1213.

Czy umowa cywilna jest w rzeczywistości etatem, zależy od stanu faktycznego: kryteria wylicza artykuł 22 § 1 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 roku inspekcja pracy może stwierdzić stosunek pracy decyzją, gdy nie zostanie wykonane jej polecenie usunięcia naruszenia (artykuł 11 ustęp 1 punkt 7a ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy).

Podobny splot podwykonawców i terminów w budownictwie opisuje Co musi umieć aplikacja dla małej firmy budowlanej — wyceny, podwykonawcy, odbiory i kaucje? Jak oddzielić dane firm, gdy jeden DJ gra dla kilku sal z tej samej aplikacji, rozkłada Dane konkurenta w Twojej aplikacji — jak je oddzielić, żeby partner z branży zaufał?

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Gdy aplikację kupuje inna sala albo agencja, dane jej klientów, gości i podwykonawców trafiają na Twój serwer. To powierzenie przetwarzania, które wymaga umowy określającej przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania (artykuł 28 ustęp 3 RODO).

• Umowa powierzenia z każdą firmą i lista podprocesorów: hosting, bramka SMS, poczta, operator płatności, kopie zapasowe.
• Rozdzielenie danych firm: DJ grający dla trzech sal widzi w każdej tylko swoje imprezy, a sala nie widzi kalendarza DJ-a u konkurencji.
• Termin usunięcia listy gości po imprezie, bo dane przechowuje się nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu przetwarzania (artykuł 5 ustęp 1 litera e RODO).
• Kopie zapasowe ze sprawdzonym odtworzeniem: utrata kalendarza z umowami na dwa sezony naprzód to utrata sprzedanych dat.
• Eksport przy wyjściu: umowy, wpłaty z dokumentami i zgody. Po zakończeniu usługi dane usuwa się albo zwraca, zależnie od decyzji administratora (artykuł 28 ustęp 3 litera g RODO).
• Procedura naruszenia: administrator zgłasza je organowi nadzorczemu w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (artykuł 33 ustęp 1 RODO), więc firma musi dowiedzieć się od Ciebie wcześniej.

Co z tego wdraża się w kodzie, a co w regulaminie, rozdziela RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie? Miesięczny koszt działania przy pięćdziesięciu firmach liczy osobny rachunek utrzymania.

Kiedy gotowiec wygrywa?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Ceny pochodzą z cenników producentów odczytanych 30 września 2026 roku, a kwoty w dolarach i euro przeliczamy po kursie średnim NBP z 29 września 2026 roku (tabela 189/A/NBP/2026).

Rozstrzał dla jednej osoby wynosi od 0 zł do 192,65 zł miesięcznie. Kwoty EasyWeek, Check Cherry i Aisle Planner nie mają w cenniku oznaczenia netto ani brutto, a Aisle Planner zastrzega, że może dojść podatek od sprzedaży.

W trzech sytuacjach odpowiedź brzmi „kup gotowca”:

• DJ bez podwykonawców, któremu pary płacą całość przelewem. zarezerwuj.pl za 290 zł netto za 12 miesięcy przyjmie rezerwację daty i zaliczkę online, a własna aplikacja dla jednego wykonawcy nie ma na kogo rozłożyć kosztu.
• Sala, która potrzebuje tylko kalendarza dostępności. Plan Basic w EasyWeek kosztuje 0 zł z limitem opisanym przez producenta jako „Dostępne 30 rezerwacji”.
• Agencja konferencyjna, której głównym procesem jest rejestracja uczestników. Konfeo liczy 2 zł netto od rejestracji na wydarzenie bezpłatne, a Evenea w planie Basic 1 zł plus 5,7% od transakcji, i obie mają to w cennikach na 30 września 2026 roku.

Własna aplikacja wygrywa dopiero wtedy, gdy łączy to, czego te cenniki nie łączą — datę, rodzaj wpłaty z dokumentem, licencję i umowy podwykonawców — i gdy jej koszt rozkłada się na wiele firm. Ile kosztuje przez trzy lata, liczy Ile kosztuje aplikacja przez 3 lata, a nie w dniu odbioru?

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Katalogu dla par. W samym serwisie Wesele z klasą 30 września 2026 roku było 5 986 ogłoszeń sal i 2 843 ogłoszenia DJ-ów, a katalog działa dopiero przy dużej liczbie firm i par naraz.

Sprzedaży biletów. Konfeo i Evenea mają ją z polskim cennikiem, a wesele i zamknięta impreza firmowa biletów nie sprzedają.

Płac i składek. To osobne programy kadrowe; pierwsza wersja pilnuje terminu zgłoszenia umowy o dzieło i stawki minimalnej zlecenia, a resztę oddaje biuru rachunkowemu w pliku.

Planu sali i rozsadzania gości. Aisle Planner ma „Layouts & Seating” w planach od 69,99 USD miesięcznie, a pierwsza wersja ma rozwiązać pieniądze i umowy, nie układ stołów.

Zakres pierwszej wersji pomaga spisać Jak spisać zakres pierwszej wersji aplikacji (MVP), żeby wycena i termin miały sens?, a drogę do pierwszych firm — policzony scenariusz sprzedaży.