Kasa wirtualna: dla kogo, ile kosztuje i czy własna aplikacja może wystawić paragon?
Tekst wygenerowany przez AI · Wydawca: Tomasz Niedźwiecki · zawiera oznaczoną reklamę jego usług
Kasę wirtualną, czyli kasę w postaci oprogramowania, wolno stosować tylko przy 32 czynnościach z rozporządzenia: przewóz osób i taksówki, noclegi, gastronomia, myjnie, automaty samoobsługowe, parkingi opłacane w aplikacji, węgiel, OSP i koła gospodyń. Licencja dla taksówki kosztuje 770 zł netto na 360 dni (Kasa123, odczyt 7.10.2026). Rozporządzenie z listą traci moc 1 stycznia 2028 roku.
Kasa wirtualna — dla kogo? Pełna lista 32 czynności
Kasa wirtualna przysługuje czynności, a nie firmie: liczy się usługa z listy w rozporządzeniu, nie kod PKD ani branża wpisana w CEIDG. Od 1 kwietnia 2026 roku lista ma 32 punkty. Poniżej zgrupowaliśmy je z numerami punktów i symbolami PKWiU z tekstu przepisu (odczyt 7 października 2026 roku).
| Grupa czynności | Punkty § 1 | Brzmienie i PKWiU (skrót) | Na liście od |
|---|---|---|---|
| Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką | 1 | bez przewozu okazjonalnego z art. 18 ust. 4b pkt 2 ustawy o transporcie drogowym | 2020 |
| Wynajem samochodu osobowego z kierowcą, przeprowadzki dla gospodarstw domowych | 2–3 | PKWiU 49.32.12.0 i 49.42.11.0 | 2020 |
| Transport pasażerski lądowy: drogowy rozkładowy, kolejowy, kolejki linowe i wyciągi narciarskie, pojazdy konne i napędzane siłą mięśni | 4–9 | PKWiU 49.10, 49.31.10.0, 49.31.21.0, 49.39.11.0, 49.39.20.0, 49.39.35.0 | 2020 |
| Transport pasażerski wodny i lotniczy krajowy: promy, wycieczkowce, łodzie wycieczkowe, loty | 10–17 | PKWiU od 50.10.11.0 do 51.10.12.0; loty nieregularne bez lotów widokowych | 2020 |
| Noclegi: hotele, obiekty turystyczne, pola kempingowe i namiotowe, pozostałe zakwaterowanie | 18–21 | PKWiU 55.10, 55.20, 55.30, 55.90 | 2020 |
| Gastronomia: restauracje, katering, pozostałe usługi gastronomiczne, podawanie napojów | 22–25 | PKWiU 56.10, 56.21, 56.29, 56.30 | 2020 |
| Sprzedaż węgla, brykietu i paliw stałych z węgla do celów opałowych | 26 | bez symbolu PKWiU | 2020 |
| Mycie i czyszczenie samochodów | 27 | PKWiU 45.20.30.0 | 1.04.2022 |
| Ochotnicze straże pożarne i koła gospodyń wiejskich | 28–29 | dostawy towarów i usługi tych podmiotów | 25.08.2023 |
| Automaty wydające towar i urządzenia samoobsługowe świadczące usługi, w tym biletomaty | 30–31 | urządzenie przyjmuje bilon, banknoty albo płatność bezgotówkową | 1.04.2026 |
| Parking zamawiany drogą elektroniczną, także w aplikacji mobilnej lub przeglądarce | 32 | usługi parkingu samochodów i innych pojazdów | 1.04.2026 |
Pierwotne rozporządzenie weszło w życie 1 czerwca 2020 roku, a punkty o wycieczkowcach i kateringu — 1 lipca 2020 roku. Punkty 30–32 dodało rozporządzenie z 29 września 2025 roku (Dziennik Ustaw z 2025 roku, pozycja 1345), które od 1 kwietnia 2026 roku usunęło też z punktu 27 dopisek o myjniach samoobsługowych.
Na liście nie ma handlu w sklepie, usług fryzjerskich i kosmetycznych, napraw ani usług medycznych. Fryzjer i kosmetyczka nie mogą też korzystać ze zwolnień z kasy, więc co do zasady od pierwszej sprzedaży osobie prywatnej potrzebują kasy w postaci urządzenia.
Podstawa: paragraf 4 ustęp 1 punkt 2 litera j rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 1902).
Druga obserwacja ma znaczenie przy projektowaniu aplikacji. Taksówki, gastronomia stacjonarna i katering, myjnie, parkingi, automaty i urządzenia samoobsługowe oraz sprzedaż węgla są co do zasady wyłączone ze zwolnień z kasy (paragraf 4 ustęp 1 tego samego rozporządzenia).
Wąskie wyjątki wymieniają ustępy 2 i 3 tego paragrafu, na przykład automaty mechaniczne na bilon bez stałego zasilania albo parking dla pracowników podatnika i w spółdzielniach oraz wspólnotach mieszkaniowych (pozycja 38 załącznika w brzmieniu od 31 marca 2026 roku). Poza nimi kasa wirtualna jest jedyną drogą do obowiązku bez osobnego urządzenia fiskalnego.
Kasa wirtualna a kasa online — czym się różnią?
Obie są kasami rejestrującymi z potwierdzeniem Prezesa Głównego Urzędu Miar i obie wysyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas. Różnią się postacią i zakresem: kasa online to urządzenie dla każdego, kasa wirtualna to program dla 32 czynności. Przepisy artykułów 111 i 111a ustawy o VAT stosuje się do niej odpowiednio (artykuł 111b ustęp 2).
| Cecha | Kasa online (urządzenie) | Kasa wirtualna (oprogramowanie) | Podstawa albo źródło |
|---|---|---|---|
| Kto może jej używać | każdy podatnik z obowiązkiem kasy | tylko przy 32 czynnościach z listy | art. 111b ust. 1 i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT; Dz.U. 2023 poz. 2268 |
| Na czym działa | osobne urządzenie fiskalne albo drukarka fiskalna | program na smartfonie, tablecie, komputerze albo terminalu; ELZAB podaje: KW1 — Windows, KW1a — Android, KW3 — Linux ARM | strony producenta, odczyt 7.10.2026 |
| Potwierdzenie GUM | tak, na typ kasy | tak, na typ kasy, na 5 lat | art. 111 ust. 6b ustawy o VAT; § 24 ust. 1 rozporządzenia, Dz.U. 2025 poz. 861 |
| Połączenie z Centralnym Repozytorium Kas | obowiązkowe | obowiązkowe | art. 111 ust. 3a pkt 12 w zw. z art. 111b ust. 2 |
| Paragon elektroniczny | za zgodą nabywcy | za zgodą nabywcy; Kasa123 Aplikasa 3.0.0 jest w wykazie kas zgodnych z HUB-em paragonowym | art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b; wykaz MF z 6.10.2026 |
| Ulga na zakup | 90% ceny bez VAT, do 700 zł na kasę | Kasa123 deklaruje ją przy licencji Starter-360; czy licencja jest zakupem kasy, zależy od stanu faktycznego | art. 111 ust. 4 ustawy o VAT |
| Zmiana od 1.01.2028 | art. 7 ustawy z 4.09.2026 jej nie dotyczy | lista czynności i wymagania techniczne tracą moc | art. 7 i art. 9 pkt 3, Dz.U. 2026 poz. 1270 |
„Kasa fiskalna w telefonie” w ofertach oznacza dwie różne rzeczy. Albo kasę wirtualną zainstalowaną w telefonie — wtedy obowiązuje lista 32 czynności — albo aplikację sprzedażową, która drukuje paragon przez połączoną kasę lub drukarkę online. Tę drugą wolno stosować w każdej branży, bo fiskalizuje urządzenie, a nie telefon.
Ile kosztuje kasa wirtualna — co podają producenci?
Kwotę w publicznym cenniku znaleźliśmy przy jednym z czterech sprawdzonych produktów. Przejrzeliśmy rejestr decyzji Głównego Urzędu Miar (346 rekordów, odczyt 7 października 2026 roku) i strony producentów. Rejestr nie oznacza, które kasy mają postać oprogramowania, więc przegląd nie jest pełny. Nie sprzedajemy żadnego z tych produktów.
| Kasa wirtualna (decyzja GUM) | Dla jakiej czynności | Model | Cena z cennika producenta | Odczyt |
|---|---|---|---|---|
| Kasa123 Aplikasa3 (PT 9/2025 z 8.09.2025) | przewóz osób, taksówki | licencja czasowa, bez umowy długoterminowej | Starter-360: 770 zł netto (947,10 zł z VAT) za 360 dni; Starter-90: 149 zł netto (183,27 zł z VAT) za 90 dni | 7.10.2026 |
| POSfiscal w pakietach All in One, POSbistro (PT 1/2025 z 6.01.2025) | gastronomia | abonament miesięczny, kwartalny albo roczny; sprzęt poza abonamentem | abonament nieujawniony („Uzyskaj wycenę”); opłata aktywacyjna 99 zł netto, 199 zł netto przy All in One+ Delivery | 7.10.2026 |
| ELZAB KW1 i KW1a (PT 1/2026, PT 12/2021) | przewóz osób | w aplikacji partnera; producent wymienia m.in. Uber, Tiskel i ZT | nieujawnione | 7.10.2026 |
| ELZAB KW3 (PT 7/2022) | samoobsługowe myjnie samochodowe | z programem sprzedażowym i aplikacją płatniczą | nieujawnione | 7.10.2026 |
Licencja Kasa123 na 360 dni to 64,17 zł netto za każde 30 dni. Ograniczenie listy widać też u sprzedawców kasoterminali: iPOS zastrzega w cenniku, że z modelu pocket2 mogą korzystać branże HoReCa, ochotnicze straże pożarne, koła gospodyń wiejskich i transport (odczyt 7 października 2026 roku).
Czy własna aplikacja może sama wystawić paragon?
Nie może — paragon wystawia kasa rejestrująca, a każdy jej typ potrzebuje potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar (artykuł 111 ustęp 6b ustawy o VAT, tekst jednolity: Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 1263). Aplikacja może być kasą tylko jako kasa wirtualna z własną decyzją i tylko przy czynnościach z listy.
Wniosek o potwierdzenie składa producent krajowy albo podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas, więc wykonawca aplikacji nie złoży go za klienta. Stawka Głównego Urzędu Miar za czynności przy decyzji wynosi 220 zł za godzinę, a każdą rozpoczętą godzinę liczy się jako pełną (odczyt 7 października 2026 roku).
Potwierdzenie wydaje się na 5 lat, a każda zmiana w kasie wymaga przed wdrożeniem nowego potwierdzenia — to zamyka drogę zwinnym wydaniom. Podstawa: paragraf 24 i 25 rozporządzenia Ministra Finansów z 25 czerwca 2025 roku w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dziennik Ustaw z 2025 roku, pozycja 861).
Jeśli Twojej czynności nie ma na liście, zostaje jedna droga: aplikacja steruje certyfikowaną kasą online albo drukarką fiskalną, a fiskalizuje urządzenie. Jak to wygląda w przewozie osób i w restauracji, rozpisują artykuły o aplikacji dla przewozu osób i o aplikacji dla restauracji.
Kiedy w ogóle potrzebujesz kasy — scenariusze sprzedaży
Rozstrzyga nabywca. Obowiązek ewidencji na kasie dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (artykuł 111 ustęp 1 ustawy o VAT). Sprzedaż wyłącznie do firm kasy nie wymaga — tam pytaniem jest KSeF.
Drugie pytanie to próg. Zwolnienie obejmuje podatników, u których sprzedaż dla tych nabywców nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł, i działa nie dłużej niż do 31 grudnia 2027 roku (paragraf 3 ustęp 1 punkt 1 rozporządzenia z 17 grudnia 2024 roku).
| Scenariusz sprzedaży | Co obowiązuje (stan na 7 października 2026) | Jak to zrobić z własnej aplikacji | Koszt warstwy fiskalnej (netto) |
|---|---|---|---|
| B2C na miejscu (lokal, taksówka), gotówka albo karta | ewidencja na kasie, paragon wydawany bez żądania nabywcy, najpóźniej z chwilą przyjęcia należności | kasa wirtualna, jeśli czynność jest na liście; w przeciwnym razie aplikacja steruje kasą online albo drukarką fiskalną | licencja 770 zł za 360 dni (taksówka) albo 40 h protokołu, czyli 8 800 zł |
| B2C wysyłkowo, zapłata w całości na rachunek | zwolnienie z pozycji 41 załącznika, gdy z dowodów zapłaty wynika, czego dotyczyła i na czyją rzecz | aplikacja prowadzi ewidencję wpłat z danymi nabywcy | 0 zł za kasę |
| B2C usługi, zapłata w całości na rachunek | zwolnienie z pozycji 42 załącznika na analogicznych warunkach; nie dla czynności z § 4 | ten sam mechanizm ewidencji | 0 zł za kasę |
| B2C poniżej progu | zwolnienie do 20 000 zł sprzedaży rocznie, najdalej do 31 grudnia 2027 roku; nie dla czynności z § 4 | aplikacja liczy próg i ostrzega przed jego przekroczeniem | 0 zł do progu |
| B2B, faktura | faktura ustrukturyzowana w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku (od 1 lutego przy sprzedaży ponad 200 mln zł w 2024 roku) | aplikacja wysyła plik XML do API KSeF 2.0 | 136 h, czyli 29 920 zł |
Kolumna kosztu to cennik albo godziny z policzonego scenariusza niżej. Na 136 godzin KSeF składa się uwierzytelnienie, wysyłka z potwierdzeniem odbioru i tryb offline24; testy stoją osobno.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 i 1 stycznia 2028 roku?
Od 1 stycznia 2027 roku podatnik ma wystawić i wydać paragon fiskalny z każdej sprzedaży, bez obecnego wariantu „lub fakturę”.
Podstawa: artykuł 111 ustęp 3a punkt 1 w brzmieniu z ustawy z 16 czerwca 2023 roku (Dziennik Ustaw z 2023 roku, pozycja 1598); datę ustaliła ustawa z 5 sierpnia 2025 roku (Dziennik Ustaw z 2025 roku, pozycja 1203).
Do końca 2026 roku wolno też wystawiać faktury przy użyciu kas, a paragon z NIP nabywcy do 450 zł jest fakturą uproszczoną (Ministerstwo Finansów, strona KSeF zmodyfikowana 29 maja 2026 roku).
Od 1 stycznia 2027 roku dochodzi kara 300 zł za niezłożenie w terminie wniosku o wyrejestrowanie kasy. Wprowadza ją nowy ustęp 6kb w artykule 111, dodany ustawą z 4 września 2026 roku.
Od 1 stycznia 2028 roku tracą moc dotychczasowe przepisy wykonawcze wydane na podstawie artykułu 111b ustęp 3 ustawy o VAT: lista 32 czynności i rozporządzenie o wymaganiach dla kas wirtualnych.
Podstawa: artykuł 7 i artykuł 9 punkt 3 ustawy z 4 września 2026 roku (Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 1270, ogłoszona 29 września 2026 roku).
Upoważnienie do określenia listy (artykuł 111b ustęp 3 punkt 1) zostaje, więc minister może wydać nową. Opublikowanego projektu nie znaleźliśmy na dzień 7 października 2026 roku. Produkt oparty na kasie wirtualnej ma więc pewną podstawę do 31 grudnia 2027 roku — tego samego dnia kończy się zwolnienie do 20 000 zł.
Kalendarz KSeF dla firm, które wystawią faktury z Twojej aplikacji, zestawia dział terminów w innym serwisie.
Jak aplikacja łączy się z drukarką, HUB-em paragonowym i KSeF?
Najtańsze wejście to protokół drukarki fiskalnej. Novitus udostępnia opisy protokołów w plikach PDF bez logowania, ELZAB daje „Instrukcję programisty” i biblioteki DLL, SO i JAR, a Posnet trzyma specyfikację w sekcji „Dla programisty” po rejestracji (odczyt 10 września 2026 roku).
Paragon elektroniczny wysyła kasa, nie aplikacja sprzedażowa. Wykaz Ministerstwa Finansów kas zgodnych z HUB-em paragonowym liczy 47 modeli i 10 planowanych, w tym kasę wirtualną Kasa123 Aplikasa 3.0.0 (aktualizacja 6 października 2026 roku, odczyt 7 października 2026 roku). Wybór kasy przesądza więc sprawę wcześniej niż kod.
API KSeF 2.0 ma trzy środowiska: produkcyjne, integracyjne i przedprodukcyjne Demo. Kontrakt środowiska integracyjnego to OpenAPI 3.0.4 z 78 ścieżkami, 83 operacjami i 305 schematami danych; uwierzytelnienie idzie przez podpis XAdES albo token KSeF (odczyt 10 września 2026 roku).
Ile godzin kosztuje własna integracja fiskalna i kiedy wygrywa gotowiec?
W policzonym scenariuszu integracja zamyka się w 240 godzinach, czyli 52 800 zł netto. Zakres wynika z odczytu dokumentacji: 78 ścieżek w kontrakcie KSeF, dwa protokoły drukarek i osobna ewidencja zwrotów.
- Założenie pierwsze. Aplikacja nie jest kasą — paragony drukuje certyfikowana drukarka fiskalna online po stronie klienta, a aplikacja tylko nią steruje.
- Założenie drugie. Godzina pracy kosztuje 220 zł netto. To jedyna publiczna i datowana stawka godzinowa, jaką znaleźliśmy w tym obszarze: stawka Głównego Urzędu Miar za czynności przy kasach. Przyjmujemy ją jako jawne założenie, nie jako cenę rynkową wykonawcy.
- Założenie trzecie. Po wdrożeniu warstwa fiskalna zjada 2 godziny miesięcznie, czyli 24 godziny rocznie.
| Pozycja | Skąd wynika zakres | Godziny | Koszt netto przy 220 zł za godzinę |
|---|---|---|---|
| Protokół pierwszej marki drukarki | otwarte opisy protokołów producenta | 40 | 8 800 zł |
| Druga marka drukarki | specyfikacja po rejestracji w sekcji dla programistów | 24 | 5 280 zł |
| Ewidencja zwrotów i oczywistych pomyłek | obie ewidencje prowadzone poza kasą | 16 | 3 520 zł |
| Uwierzytelnienie w KSeF 2.0 | 6 operacji uzyskiwania dostępu, 4 operacje tokenów, 8 operacji certyfikatów | 40 | 8 800 zł |
| Wysyłka faktur, status i potwierdzenie odbioru | 3 operacje wysyłki interaktywnej i 8 operacji statusu | 56 | 12 320 zł |
| Tryb offline24 i awaria systemu | osobne reguły daty wystawienia faktury | 40 | 8 800 zł |
| Testy na środowisku integracyjnym | 78 ścieżek kontraktu, dane zanonimizowane | 24 | 5 280 zł |
| Razem — rok pierwszy | — | 240 | 52 800 zł |
| Utrzymanie w kolejnym roku | założenie: 2 godziny miesięcznie | 24 | 5 280 zł |
Po drugiej stronie stoi gotowiec kupowany przez każdego klienta osobno. Zestawienie obejmuje trzy produkty z publicznym cennikiem producenta i deklarowaną obsługą fiskalizacji. Nie sprzedajemy żadnego z nich i nie ma tu linków afiliacyjnych.
| Produkt | Model licencji | Cena z cennika producenta | Koszt roczny przy 50 klientach | Data odczytu |
|---|---|---|---|---|
| Kasa123, Aplikasa3 Starter-360 | licencja czasowa, kasa w postaci oprogramowania dla taksówek | 770 zł netto za 360 dni, wariant Starter-90 to 149 zł netto za 90 dni | 38 500 zł | 7.10.2026 |
| iPOS web, taryfa Standard | abonament miesięczny do kasoterminala | 69 zł miesięcznie; taryfa Starter za 19 zł „bez dodatkowych funkcji jak np. obsługa KSeF” (taryfy bez oznaczenia netto/brutto) | 41 400 zł | 7.10.2026 |
| Dotykačka, pakiet ŁATWO | abonament miesięczny, system pod drukarki fiskalne | 99 zł netto w cenie standardowej, 69,30 zł netto przy zapłacie za 36 miesięcy z góry | 59 400 zł | 7.10.2026 |
Cenniki Kasa123 i Dotykački oznaczają stawki wprost jako netto; taryfy iPOS nie mają etykiety netto ani brutto, więc w rachunku rocznym przyjmujemy je jako netto.
Kwota 52 800 zł podzielona przez roczny koszt gotowca daje 69 klientów przy 770 zł, 64 przy 828 zł i 45 przy 1 188 zł — poniżej tych liczb gotowiec jest tańszy.
Gotowiec wygrywa w trzech sytuacjach: gdy obsługiwanych firm jest mniej niż 45, gdy fiskalizacja jest jedyną brakującą funkcją i gdy nikt nie chce brać na siebie zmian w API. Miesięczny koszt działania aplikacji przy 50 firmach liczy osobny artykuł, a ta sama logika w innej integracji stoi w tekście o kartach przekazania odpadów.
W jakiej kolejności sprawdzić przepisy?
- Komu sprzedajesz? Jeśli wyłącznie firmom, kasa Cię nie dotyczy i zostaje sam KSeF.
- Czy Twoja czynność jest wyłączona ze zwolnień? § 4 rozporządzenia o zwolnieniach obejmuje m.in. taksówki, gastronomię, fryzjerów, kosmetyczki, myjnie, parkingi, naprawy pojazdów, elektronikę, paliwa, alkohol i wyroby tytoniowe.
- Czy zapłata idzie w całości na rachunek, a towar pocztą albo kurierem? Pozycje 41 i 42 załącznika zwalniają z kasy pod warunkiem ewidencji z danymi nabywcy.
- Czy sprzedaż mieści się w progu 20 000 zł rocznie? To zwolnienie działa najdalej do 31 grudnia 2027 roku.
- Czy Twoja czynność jest na liście 32 punktów? Tylko wtedy wolno użyć kasy wirtualnej zamiast urządzenia — według obecnych przepisów do 31 grudnia 2027 roku.
- Na końcu KSeF i odroczenia obowiązujące do 31 grudnia 2026 roku.
Najczęstsze pytania
Czy fryzjer albo salon kosmetyczny może używać kasy wirtualnej?
Nie. Usług fryzjerskich i kosmetycznych nie ma wśród 32 czynności z rozporządzenia (Dz.U. 2023 poz. 2268 ze zmianą Dz.U. 2025 poz. 1345). Nie obejmują ich też zwolnienia z kasy — wyłącza je § 4 ust. 1 pkt 2 lit. j rozporządzenia z 17 grudnia 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 1902). Zostaje kasa online w postaci urządzenia, którą może sterować aplikacja rezerwacji.
Czy parking opłacany w aplikacji może mieć kasę wirtualną?
Tak, od 1 kwietnia 2026 roku. Punkt 32 listy obejmuje usługi parkingu świadczone drogą elektroniczną, w tym przy użyciu aplikacji mobilnej lub przeglądarki (Dz.U. 2025 poz. 1345). Parking jest co do zasady wyłączony ze zwolnień z kasy (§ 4 ust. 1 pkt 2 lit. n, Dz.U. 2024 poz. 1902), więc obowiązek ewidencji działa od pierwszej sprzedaży osobie prywatnej. Wyjątek: parking z poz. 38 załącznika, na przykład dla pracowników (§ 4 ust. 3 pkt 2 lit. e; Dz.U. 2026 poz. 420).
Czy paragon elektroniczny wymaga zgody klienta?
Tak. Podatnik może wydać nabywcy paragon fiskalny w postaci elektronicznej za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, także przez system teleinformatyczny Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, bez podawania danych osobowych nabywcy. Bez zgody zostaje postać papierowa. Podstawa: art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
Ile można odliczyć od zakupu kasy rejestrującej?
Podatnik, który w terminie rozpoczął ewidencję na kasie z połączeniem z Centralnym Repozytorium Kas, może odliczyć 90% ceny zakupu kasy bez podatku, nie więcej niż 700 zł na kasę, jeśli kupił ją najpóźniej 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji (art. 111 ust. 4 ustawy o VAT). Przy kasie wirtualnej przepis stosuje się odpowiednio (art. 111b ust. 2); czy licencja czasowa jest zakupem kasy, zależy od stanu faktycznego.
Co grozi za sprzedaż bez wymaganej ewidencji na kasie?
Naczelnik urzędu skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, za okres do rozpoczęcia ewidencji. Osobno działa reguła kasy rezerwowej: gdy ewidencja jest niemożliwa, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Podstawa: art. 111 ust. 2 i 3 ustawy o podatku od towarów i usług.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania — tekst jednolity (Dz.U. 2023 poz. 2268), § 1 pkt 1–29 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/2268 (tekst jednolity ogłoszony 20.10.2023, odczyt 7.10.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 29 września 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności (Dz.U. 2025 poz. 1345) — nowe brzmienie pkt 27, dodane pkt 30–32 (automaty, urządzenia samoobsługowe, parking zamawiany drogą elektroniczną) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1345 (wejście w życie 1.04.2026, odczyt 7.10.2026)
- Ustawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 2026 poz. 1270) — art. 1 pkt 26 lit. b (art. 111 ust. 6kb, kara 300 zł), art. 1 pkt 27, art. 7 i art. 9 pkt 3 (utrata mocy przepisów wykonawczych z art. 111b ust. 3 z dniem 1.01.2028) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1270 (ogłoszona 29.09.2026, odczyt 7.10.2026)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług — tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 111 ust. 1–4 i 6b, art. 111b — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263 (ogłoszony 28.09.2026, stan prawny na 26.08.2026, odczyt 7.10.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących mających postać oprogramowania (Dz.U. 2025 poz. 861): § 3 ust. 2 (certyfikaty 5–10 lat), § 24 ust. 1 (potwierdzenie na 5 lat), § 25 (zmiana w kasie wymaga nowego potwierdzenia) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/861 (obowiązuje od 1.07.2025, odczyt 7.10.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902): § 3 ust. 1 pkt 1 (próg 20 000 zł, najdalej do 31.12.2027), § 4 ust. 1 (wyłączenia ze zwolnień), § 4 ust. 2–3 (wyjątki od wyłączeń), załącznik poz. 38, 41 i 42 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1902 (obowiązuje od 1.01.2025, odczyt 7.10.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 27 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2026 poz. 420): nowe brzmienie poz. 38 (parking dla pracowników, spółdzielni i wspólnot mieszkaniowych), nowa poz. 59 (automaty mechaniczne na bilon bez zasilania) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/420 (ogłoszenie 30.03.2026, wejście w życie 31.03.2026, odczyt 7.10.2026)
- Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1598) — art. 1 pkt 30: nowe wprowadzenie do wyliczenia w art. 111 ust. 3a pkt 1 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/1598 (odczyt 7.10.2026)
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1203) — terminy KSeF i wejście w życie art. 1 pkt 30 ustawy z 16 czerwca 2023 r. z dniem 1 stycznia 2027 r. — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1203 (ogłoszona 1.09.2025, odczyt 7.10.2026)
- Ministerstwo Finansów, KSeF — „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy”: etapy 1.02.2026 i 1.04.2026, faktury z kas i paragony z NIP do 450 zł do końca 2026 r. — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/ (zmodyfikowano 29.05.2026, odczyt 7.10.2026)
- Główny Urząd Miar, „Kasy rejestrujące — Rejestr decyzji” (346 rekordów; m.in. PT 9/2025 Kasa123 Aplikasa3, PT 1/2025 POSfiscal, PT 1/2026 ELZAB KW1) — https://www.gum.gov.pl/pl/form/7,Kasy-rejestrujace-Rejestr-decyzji.html (odczyt 7.10.2026)
- Główny Urząd Miar, „Opłaty za czynności urzędowe związane z wydaniem albo odmową wydania decyzji potwierdzającej” — stawka 220 zł za godzinę, każda rozpoczęta godzina jako pełna — https://www.gum.gov.pl/pl/dla-biznesu/uslugi/kasy-rejestrujace/kasy-majace-postac-oprogramowa/156,Oplaty-za-czynnosci-urzedowe-zwiazane-z-wydaniem-albo-odmowa-wydania-decyzji-pot.html (odczyt 7.10.2026)
- Główny Urząd Miar, „Kto może wystąpić z wnioskiem o wydanie decyzji potwierdzającej” — producent krajowy albo podmiot dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas — https://www.gum.gov.pl/pl/dla-biznesu/uslugi/kasy-rejestrujace/kasy-majace-postac-oprogramowa/150,Kto-moze-wystapic-z-wnioskiem-o-wydanie-decyzji-potwierdzajacej-spelnianie-przez.html (odczyt 7.10.2026)
- Ministerstwo Finansów, „Kasy kompatybilne z aplikacją e-Paragony” — 47 modeli współpracujących z HUB-em paragonowym (w tym Kasa123 Aplikasa 3.0.0) i 10 planowanych — https://www.podatki.gov.pl/aplikacja-e-paragony/kasy-kompatybilne (aktualizacja 6.10.2026, odczyt 7.10.2026)
- Kasa123 (TAXITY Sebastian Mioduszewski) — cennik kasy w postaci oprogramowania Aplikasa3: Starter-360 770 zł netto (947,10 zł z VAT) za 360 dni, Starter-90 149 zł netto (183,27 zł z VAT) za 90 dni; deklaracja możliwości ulgi przy Starter-360 (materiał sprzedawcy) — https://kasa123.pl/ (odczyt 7.10.2026)
- POSbistro — „Cennik Kasa Wirtualna All in One”: pakiety z aplikacją POSfiscal, wycena na zapytanie, opłata aktywacyjna 99 zł netto (199 zł netto przy All in One+ Delivery), sprzęt poza abonamentem (materiał sprzedawcy) — https://posbistro.com/cennik/ (odczyt 7.10.2026)
- ELZAB — „Kasa wirtualna KW1/KW1a”: kasa dla przewozu osób na Windows i Android, decyzje PT 1/2026 i PT 12/2021, partnerzy m.in. Uber, Tiskel, ZT (materiał producenta) — https://www.elzab.com.pl/pl/strefa-dla-klienta/kasy-wirtualne-specjalizowane/kasa-wirtualna-kw1 (odczyt 7.10.2026)
- ELZAB — „Kasa wirtualna KW3”: kasa dla samoobsługowych myjni na Linux ARM, decyzja PT 7/2022 (materiał producenta) — https://www.elzab.com.pl/pl/strefa-dla-klienta/kasy-wirtualne-specjalizowane/kasa-wirtualna-kw3 (odczyt 7.10.2026)
- iPOS — cennik taryf iPOS web: Starter 19 zł, Standard 69 zł, Premium 119 zł, Pro 169 zł miesięcznie; zastrzeżenie, że z iPOS pocket2 mogą korzystać HoReCa, OSP, KGW i transport (materiał sprzedawcy) — https://ipos.pl/cennik/ (odczyt 7.10.2026)
- Dotykačka — cennik pakietów ŁATWO 99 zł, KOMPLET 149 zł i NIEOGRANICZONA 249 zł netto miesięcznie, 30% rabatu przy 36 miesiącach z góry (materiał sprzedawcy) — https://www.dotykacka.pl/cennik (odczyt 7.10.2026)
- Kontrakt OpenAPI 3.0.4 środowiska integracyjnego API KSeF 2.0 (78 ścieżek, 83 operacje, 305 schematów) — https://api-test.ksef.mf.gov.pl/docs/v2/openapi.json (odczyt 7.10.2026)
- Novitus, „Protokoły komunikacyjne” — opisy protokołów drukarek fiskalnych i kas online w plikach PDF, bez logowania (materiał producenta) — https://www.novitus.pl/protokoly-komunikacyjne (odczyt 7.10.2026)
- ELZAB, „Do pobrania” — „Instrukcja programisty” oraz biblioteki DLL, SO i JAR (materiał producenta) — https://www.elzab.com.pl/pl/strefa-dla-klienta/do-pobrania (odczyt 7.10.2026)
- Posnet, „Dla programisty” — specyfikacja protokołów i bibliotek po rejestracji i zalogowaniu (materiał producenta) — https://www.posnet.com.pl/dla-programisty (odczyt 7.10.2026)
Tekst przygotował Agent AI Tomka Niedźwieckiego — treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję na podstawie rejestrów, aktów prawnych, cenników i źródeł podanych wyżej oraz własnych rachunków zespołu, sprawdzona automatycznie przez drugi model AI (weryfikacja faktów). Za fakty odpowiada Tomek Niedźwiecki. Ostatnia weryfikacja: 7 października 2026.