Co musi umieć aplikacja dla restauracji — grafik, zamówienia i rozliczenia?

Co musi umieć aplikacja dla restauracji?

Modułów MUSI jest osiem, a tylko jeden z nich to kasa. Czy na taki produkt jest miejsce, rozstrzyga Pomysł na aplikację dla restauracji — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka? oraz rachunek nasycenia dla gastronomii. Ten tekst zaczyna się krok dalej.

To przegląd redakcji ze stanem prawnym na 29 września 2026 roku, a nie porada prawna. Kolumna o konkurencji opisuje funkcje ze stron producentów odczytanych tego samego dnia.

Osiem modułów MUSI trzyma się trzech zdarzeń: zmiany w grafiku, zmiany w umowie i rachunku gościa. Zbudowane osobno rozjadą się, bo godziny z grafiku zasilają naraz ewidencję i rozliczenie zleceniobiorcy, a zmiana godzin w umowie uruchamia powiadomienie o cudzoziemcu.

Kasa, KSeF i paragon z NIP: z czym musi się połączyć aplikacja?

Aplikacja lokalu nie zastąpi kasy rejestrującej. Sprzedaż gościom indywidualnym ewidencjonuje kasa, a w gastronomii kasy online obowiązują od 1 stycznia 2021 roku. Jak wygląda połączenie z kasą fiskalną, kasą wirtualną i KSeF, rozkłada tekst o fiskalizacji z własnej aplikacji, więc tutaj go nie powtarzamy.

Podstawa: artykuł 111 ustęp 1 ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z 10 czerwca 2020 roku (Dz.U. 2020 poz. 1059).

Dla restauracji ważniejsze są dwie reguły faktury. Fakturę dla firmy do paragonu wolno wystawić tylko wtedy, gdy paragon zawiera NIP nabywcy, a faktura wystawiona wbrew tej regule kosztuje dodatkowe zobowiązanie w wysokości 100% podatku z faktury. Aplikacja musi więc zebrać NIP przed paragonem, nie po nim.

Podstawa: artykuł 106b ustęp 5 i 6 ustawy o podatku od towarów i usług.

Druga reguła ma termin. Do końca 2026 roku faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł, uznane za faktury uproszczone, mogą powstawać poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku te wyjątki wygasają, a szczegóły zbiera tekst o KSeF od 2027 roku.

Po stronie kosztów działa to w drugą stronę. Hurtownia wystawia fakturę w KSeF, więc koszt towaru może trafić do aplikacji bez przepisywania. Doty+KSeF robi to za 39 zł netto miesięcznie, z wyliczeniem udziału kosztu towaru w sprzedaży (cennik producenta, odczyt 29 września 2026 roku).

Grafik, godziny i cudzoziemcy: co przepis każe zapisać?

Grafik w lokalu to dokument z terminem. Rozkład czasu pracy, jeśli lokal go sporządza, pracownik dostaje co najmniej tydzień przed okresem, którego dotyczy, w postaci papierowej lub elektronicznej. Aplikacja musi więc zapisać datę przekazania, a nie tylko datę utworzenia grafiku.

Podstawa: artykuł 129 § 3 Kodeksu pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245). Rozkładu nie trzeba sporządzać m.in., gdy wynika z umowy o pracę (artykuł 129 § 4).

Z grafiku wynika ewidencja czasu pracy, którą pracodawca prowadzi, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie, i udostępnia pracownikowi na jego żądanie. Ewidencja wchodzi do dokumentacji pracowniczej, a tę co do zasady przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.

Podstawa: artykuł 149 § 1 i artykuł 94 punkt 9b Kodeksu pracy oraz § 6 punkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474).

Zleceniobiorcy mają osobny obieg. Minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł w 2026 roku i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 roku, a umowa musi określać sposób potwierdzania liczby godzin. Dokumenty o godzinach przechowuje się 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Podstawa: artykuł 8b i 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1773) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 roku i z 14 września 2026 roku.

Najostrzejszy zegar dotyczy cudzoziemców z ochroną czasową, a przez 3 lata od 5 marca 2026 roku także obywateli Ukrainy przebywających legalnie bez tej ochrony.

Od 5 marca 2026 roku lokal powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia ich pracy, a ponownie w ciągu 7 dni, gdy obniży liczbę godzin albo stawkę podaną w powiadomieniu. Za każde zaniedbanie grozi grzywna od 1 000 do 3 000 zł.

Podstawa: artykuł 5a ustęp 1 i 5 oraz artykuł 84 ustęp 6 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, w brzmieniu nadanym ustawą z 23 stycznia 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 203), oraz artykuł 41 tej ustawy z 23 stycznia 2026 roku.

Dla aplikacji znaczy to jedną regułę przy danych umowy: gdy uzgodniona liczba godzin albo stawka takiej osoby spada poniżej wartości z powiadomienia, system otwiera 7-dniowe zadanie. Kopie dokumentów pobytowych trzyma się przez cały okres pracy i 2 lata od końca roku, w którym umowa się skończyła (artykuł 4 ustęp 4 i 6 tej ustawy).

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Gdy aplikację kupuje inny lokal, jego pracownicy, goście z rezerwacji i kopie dokumentów cudzoziemców trafiają na Twój serwer. To powierzenie przetwarzania: umowa musi określać przedmiot, czas, cel i rodzaj danych, a kolejnego podwykonawcę wolno dodać tylko za pisemną zgodą lokalu.

Podstawa: artykuł 28 ustęp 2 i 3 rozporządzenia (UE) 2016/679, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

• Umowa powierzenia z każdym lokalem i lista podprocesorów: hosting, poczta, SMS, kopie zapasowe.
• Rozdzielone dane lokali, bo klientami będą konkurenci z tej samej ulicy, a grafik zdradza koszty pracy.
• Eksport przy wyjściu: po zakończeniu usługi dane wracają do lokalu albo są usuwane razem z kopiami, według artykułu 28 ustęp 3 litera g.
• Kopie zapasowe z udokumentowanym i sprawdzonym odtworzeniem.
• Procedura naruszenia: lokal zgłasza je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin, więc dostawca musi zawiadomić lokal bez zbędnej zwłoki, według artykułu 33 ustęp 1 i 2.

Co z tego wdraża się w kodzie, a co zostaje w regulaminie, rozdziela RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie? Zakres pierwszej wersji pomaga spisać Jak spisać zakres pierwszej wersji aplikacji (MVP), żeby wycena i termin miały sens?

Koszt utrzymania przy pięćdziesięciu klientach liczy osobny rachunek, a drogę do tych klientów policzony scenariusz sprzedaży.

Kiedy gotowiec wygrywa z własną aplikacją?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Ceny pochodzą ze stron producentów odczytanych 29 września 2026 roku, a takie zestawienie starzeje się najszybciej w całym serwisie.

Rachunek redakcji na jawnych założeniach: jeden lokal, jedno stanowisko kasowe, dziesięć osób w grafiku, ceny bez sprzętu i terminala płatniczego. Sprzęt to osobny wydatek: Dotykačka podaje ceny referencyjne tabletów kasowych 1 599 zł i 1 849 zł netto.

Gotowiec wygrywa w lokalu z jedną salą, bez imprez firmowych i bez pracowników, o których trzeba powiadamiać urząd pracy. Za 288,90 zł netto miesięcznie dostaje kasę z KSeF i grafik z ewidencją szybciej, niż powstanie pierwszy ekran własnego systemu, a terminy zezwolenia na alkohol obsłuży zwykły kalendarz.

Własna aplikacja ma sens, gdy lokali jest kilka, zadatki od firm wpływają co tydzień, a zezwolenia są w kilku gminach, każda z własnym rachunkiem do wpłat. Wtedy gotowiec staje się drugim systemem obok arkusza. Ile kosztuje budowa i utrzymanie przez trzy lata, liczy Ile kosztuje aplikacja przez 3 lata, a nie w dniu odbioru?

Ceny gotowych programów z innych branż zestawia przegląd cenników producentów.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej kasy fiskalnej. Tę część pokrywają gotowe kasy online i wirtualne, a moduł wirtualnej kasy kosztuje 49 zł netto miesięcznie w GoPOS i w PAPU.io. Pierwsza wersja ma się z kasą łączyć, a nie ją zastępować.

Integracji z portalami dostaw. UpMenu sprzedaje ją za 9 zł netto miesięcznie za lokal, więc własne połączenie z każdą platformą to koszt bez przewagi.

Własnego systemu napiwków. Zewnętrzne aplikacje wypłacają napiwki na konta pracowników, a skutki podatkowe zależą od tego, czy pieniądze przechodzą przez lokal. Interpretacja z 24 grudnia 2024 roku dotyczy właśnie wypłaty z pominięciem wspólnej puli i nie przesądza innych układów.

Treści procedur HACCP. Przepis nakłada na przedsiębiorstwo opracowanie procedur i dokumentów proporcjonalnych do jego rozmiaru, a aplikacja może je przechowywać z datą wersji. Ich treść należy do lokalu.

Podstawa: artykuł 5 ustęp 1 i ustęp 2 litera g rozporządzenia (WE) nr 852/2004.

Automatycznego układania grafiku. Optymalizator potrzebuje norm obsady zmian, których nie ma w żadnym przepisie, a Kadromierz ma automatyczne planowanie dopiero w pakiecie premium za 19,99 zł netto za osobę miesięcznie przy płatności rocznej.