Co musi umieć aplikacja do ewidencji czasu pracy kierowców — tachograf, pakiet mobilności, kary i integracje?

Co musi umieć aplikacja do ewidencji czasu pracy kierowców?

Modułów z etykietą MUSI jest osiem. Czy w transporcie do 3,5 tony jest jeszcze miejsce na nowy produkt, rozstrzyga osobny rachunek nasycenia — ten tekst zaczyna się krok dalej, od listy funkcji.

Kolumna „czy konkurencja to ma” opisuje pozycje ze stron pięciu dostawców odczytanych 10 września 2026 roku: EwiSystem, ONAVA, Tachoplus, Tacho Time i Tachospeed. Ceny są netto.

Podstawa zakresu ewidencji: ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 roku o czasie pracy kierowców, artykuł 25 (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2026 roku pozycja 477).

Podstawa kar: załącznik numer 3 do ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2025 roku pozycja 1490).

Cztery zegary w jednym module — 28 dni, 90 dni, rok i dziesięć lat

Zegary są cztery i żaden nie liczy od tego samego zdarzenia. To jest model danych tego modułu, bo z każdego wynika inna reguła kasowania.

• 28 dni aktywności — maksymalny okres na wczytanie danych z karty kierowcy; kara za nieterminowe pobranie to 500 zł za każdego kierowcę.
• 90 dni aktywności — maksymalny okres na wczytanie danych z jednostki pojazdowej; kara 500 zł za każdy pojazd.
• Rok — minimalny okres przechowywania wykresówek, wydruków i pobranych danych; kara 500 zł za każdy dzień w odniesieniu do każdego kierowcy.
• 10 lat — przechowywanie samej ewidencji czasu pracy, licząc po zakończeniu okresu nią objętego.

Piąty zegar dochodzi tam, gdzie za kółkiem siedzi ktoś inny niż pracownik. Ewidencję osoby wykonującej przewóz na innej podstawie przechowuje się 2 lata, a podmiot, na rzecz którego przewóz jest wykonywany, wydaje jej kopię ewidencji.

Plik z tachografu wolno usunąć po roku, ale wyliczona z niego ewidencja pracownika musi przeżyć dziesięć lat — kasowanie nie może iść po jednym kluczu „rekord kierowcy”.

Podstawa: artykuł 25 ustęp 6 punkt 2 oraz artykuł 26e ustawy o czasie pracy kierowców, a dla poszczególnych progów: pozycja 6.3.17 (28 dni), 6.3.18 (90 dni) i 6.3.15 (rok) załącznika numer 3 do ustawy o transporcie drogowym.

Które normy pakietu mobilności muszą być regułą w kodzie?

W jednej aplikacji pracują dwa niezależne silniki reguł, bo unijne rozporządzenie liczy jazdę, a polska ustawa liczy pracę. Kierowca może zmieścić się w limitach tachografu i jednocześnie złamać normę krajową.

Silnik pierwszy to rozporządzenie (WE) nr 561/2006; wartości poniżej opisuje materiał GITD, odczyt 10 września 2026 roku.

• Dzienny czas prowadzenia 9 godzin, z przedłużeniem do 10 godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu.
• Tygodniowo 56 godzin, w dwóch kolejnych tygodniach 90 godzin; tydzień to poniedziałek 00.00 do niedzieli 24.00.
• Po 4,5 godziny jazdy przerwa 45 minut albo 15 minut i po niej 30 minut.
• Odpoczynek dobowy 11 godzin; skrócony 9 godzin najwyżej trzy razy między odpoczynkami tygodniowymi; dzielony 3 plus 9 godzin liczy się jako regularny.
• Odpoczynek tygodniowy zaczyna się najpóźniej po sześciu okresach 24-godzinnych, czyli po 144 godzinach.
• Skrócenie poniżej 45 godzin rekompensuje się jednorazowo przed końcem trzeciego tygodnia po tygodniu skrócenia.
• Regularnego odpoczynku tygodniowego nie wolno odebrać w pojeździe — potrzebne jest miejsce zakwaterowania z infrastrukturą noclegową i sanitarną.

Silnik drugi, ustawa o czasie pracy kierowców, ma inne progi: przerwa 30 minut po sześciu godzinach pracy i 45 minut przy pracy dłuższej niż 9 godzin, limit 10 godzin w dobie z porą nocną oraz przeciętnie 48 godzin tygodniowo z przedłużeniem do 60.

Wniosek dla modelu danych: aktywność z tachografu to za mało. Aplikacja musi mieć osobną oś „praca” z załadunkiem, obsługą pojazdu i dyżurem, inaczej drugi silnik nie ma czego liczyć.

Podstawa norm krajowych: artykuł 12, 13 i 21 ustawy o czasie pracy kierowców (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2026 roku pozycja 477).

Ile kosztuje ten moduł na jednego kierowcę miesięcznie?

Rachunek robimy dla firmy z 20 kierowcami i 20 pojazdami, w dwóch drogach pobierania danych. Założenia są jawne i każde można podmienić na swoje.

• 20 kierowców i 20 pojazdów, jeden kierowca na pojazd. Założenie, nie pomiar.
• Sprzęt rozkładamy na 36 miesięcy; godzina pracy osoby rozliczającej wyceniona na 50 zł. Założenia.
• Ceny netto z cenników z 10 września 2026 roku; VAT, dostawa i szkolenia poza rachunkiem.

Różnica wynosi 39,56 zł na kierowcę, czyli 791,20 zł miesięcznie na całą dwudziestkę. Droga B jest droższa i to jest uczciwy wynik — kupuje się w niej nie oszczędność, tylko pewność terminu.

Ile ta pewność jest warta, też da się policzyć. Nieterminowe pobranie w firmie z 20 kierowcami i 20 pojazdami to 500 zł razy 20 plus 500 zł razy 20, czyli 20 000 zł — dokładnie tyle wynosi pułap kar z jednej kontroli w podmiocie zatrudniającym powyżej 10 do 50 kierowców.

20 000 zł podzielone przez 791,20 zł daje 25,3 miesiąca. Jeżeli zdalny odczyt oszczędza firmie jedną taką kontrolę częściej niż raz na 25 miesięcy, droga B wychodzi taniej mimo wyższego rachunku.

Podstawa pułapu: artykuł 92a ustęp 5 punkt 2 ustawy o transporcie drogowym; suma kar z jednej kontroli drogowej ma osobny pułap 12 000 zł.

Ile kosztuje zbudowanie takiej aplikacji, liczy osobny rachunek trzyletni, a jej utrzymanie przy pięćdziesięciu klientach — tabela kosztu miesięcznego.

Z czym aplikacja musi się połączyć i ile to kosztuje?

Punktów styku są trzy: fizyczny czytnik, interfejs producenta tachografu i telematyka w pojeździe. Ceny pochodzą ze stron sklepów producenta i dostawców, odczyt 10 września 2026 roku.

Interfejs producenta istnieje i jest opisany publicznie. Portal dla programistów VDO Fleet udostępnia dokumentację REST bez logowania, ale oznacza ją jako wersję beta z zapowiedzią zmian łamiących zgodność; ceny ani warunków dostępu nie znaleźliśmy tam na dzień 10 września 2026 roku.

Osobno karta przedsiębiorstwa — bez niej nie pobierzesz danych z tachografu. Wydaje się ją na wniosek posiadacza pojazdu objętego obowiązkiem instalacji tachografu cyfrowego, a łączna opłata za rozpatrzenie wniosku i wydanie karty nie może przekroczyć 300 zł.

Gdy do ewidencji dokładasz pozycję pojazdu z telematyki, dochodzi osobna podstawa prawna po stronie pracownika — rozstrzyga ją tekst o geolokalizacji w aplikacji.

Podstawa: artykuł 44 i 45 ustawy z dnia 5 lipca 2018 roku o tachografach (tekst jednolity Dziennik Ustaw z 2024 roku pozycja 1037).

Które gotowce podają cenę i czy obsługują busy do 3,5 tony?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Sprawdziliśmy pięć nazw na stronach dostawców 10 września 2026 roku: cztery podają kwotę, jedna odsyła do konfiguratora.

Kiedy gotowiec wygrywa: firma z jednym lub dwoma kierowcami, jednym rodzajem przewozu i bez własnych pól w kartotece. Za 80 zł netto miesięcznie dostaje ewidencję, delegacje i naruszenia, a bezpłatny tryb FREE liczy naruszenia jeszcze taniej.

Własna aplikacja wygrywa, gdy ewidencja jest fragmentem większego procesu: zlecenie, trasa, rozliczenie kierowcy i faktura w jednym obiegu. Sam moduł czasu pracy kupiony osobno jest tańszy niż zbudowany.

Jak taki produkt sprzedać pierwszym pięćdziesięciu firmom, rozpisuje osobny plan kanałów z liczbami. Poziom cen w innych branżach pokazuje zestawienie z cenników producentów.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej telematyki. Urządzenie zdalnego odczytu kosztuje 700 zł netto z abonamentem od 15 zł za pojazd, a razem z nim przychodzi montaż, karta SIM i serwis, których nowy produkt nie dowiezie.

Własnego modułu kadrowo-płacowego. Listy płac, deklaracje ZUS i akta osobowe są w abonamencie za 180 zł netto za kierowcę, więc pierwsza wersja ma je eksportować, a nie liczyć.

Kompletu naruszeń od pierwszego dnia. Zacząć trzeba od tych, które kosztują najwięcej: 10 000 zł za przewóz pojazdem bez wymaganego tachografu i 1 000 zł za brak ewidencji.

Zostaje to, czego żaden z pięciu sprawdzonych cenników nie nazywa wprost: rozdzielone okresy przechowywania, zaświadczenia o działalności i archiwum dziesięcioletnie z kopią dla kierowcy na jego wniosek.