Co musi umieć program do ewidencji czasu pracy kierowców?

Tekst wygenerowany przez AI · Wydawca: Tomasz Niedźwiecki · zawiera oznaczoną reklamę jego usług

Co musi umieć program do ewidencji czasu pracy kierowców?

Modułów z etykietą MUSI jest osiem, a wszystkie wynikają z ustawy o czasie pracy kierowców, ustawy o transporcie drogowym albo rozporządzeń unijnych 561/2006 i 581/2010.

Sprawdź, które moduły Twoja firma ma dziś w arkuszu. Kolumna „czy konkurencja to ma” opisuje pozycje ze stron sześciu dostawców: EwiSystem, TachoStudio, ONAVA, Tachoplus, Tacho Time i Tachospeed (odczyt 07.10.2026 i 10.10.2026). Ceny są netto.

Źródło: ustawa o czasie pracy kierowców, Dz.U. 2026 poz. 477, ustawa o transporcie drogowym (Dz.U. 2025 poz. 1490) i cenniki dostawców, odczyt 07.10.2026 i 10.10.2026.

Jakie wymogi z ustawy o czasie pracy kierowców musi spełnić ewidencja?

Ewidencja jest obowiązkiem pracodawcy i ma ustawowy zakres: liczba przepracowanych godzin, godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, praca w porze nocnej, nadliczbowa, dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, dyżur ze wskazaniem, czy pełniony jest w domu, rodzaj i wymiar zwolnień od pracy oraz nieobecności.

Źródło: art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz.U. 2026 poz. 477), odczyt 07.10.2026.

Pliki z karty i tachografu są jednym ze źródeł tej ewidencji, ale jej nie zastępują. Dochodzą trzy obowiązki, które program musi obsłużyć: forma papierowa lub elektroniczna (art. 25 ust. 5), udostępnienie ewidencji kierowcy na wniosek i przechowywanie jej 10 lat po zakończeniu okresu nią objętego.

Kierowców w zadaniowym czasie pracy ustawa zwalnia z ewidencjonowania godzin, ale nie z kart nieobecności (art. 25 ust. 3 i 4). Gdy kierowca nie prowadził pojazdu, a danych nie da się wprowadzić do tachografu, firma wystawia zaświadczenie na formularzu z decyzji Komisji 2007/230/WE i wręcza je przed rozpoczęciem przewozu (art. 31).

Za nieprowadzenie ewidencji taryfikator przewiduje 1 000 zł za każdego kierowcę (załącznik nr 3, lp. 5.19 ustawy o transporcie drogowym, odczyt 07.10.2026).

Ile kosztuje program do ewidencji czasu pracy kierowców?

Program kosztuje od 0 zł do 960 zł netto miesięcznie dla 20 kierowców, a usługa rozliczania dla tej samej floty 1 000–4 000 zł (cenniki, odczyt 7 i 10.10.2026). Cennik EwiSystem z 10 października 2026 roku pokazuje, jak cena na kierowcę spada ze skalą floty.

Źródło: cennik EwiSystem dla firm transportowych, odczyt 10.10.2026; kolumna ostatnia to rachunek redakcji (cena pakietu podzielona przez liczbę kierowców).

Płatność roczna z góry daje 20% rabatu według tego samego cennika. Dla PRO 20 oznacza to 768 zł miesięcznie, czyli 38,40 zł na kierowcę (szacunek własny: 960 zł × 0,8 ÷ 20, odczyt 10.10.2026).

Program do odczytu plików DDD, program do rozliczeń czy usługa — ile to kosztuje?

Narzędzia są trzech rodzajów i różnią się tym, kto liczy. Program do odczytu pobiera i archiwizuje pliki z kart i tachografów, program do rozliczeń liczy z nich ewidencję i naruszenia, a usługa robi to za firmę. Nie sprzedajemy żadnego z tych produktów.

Źródło: cenniki producentów (EwiSystem i ONAVA odczyt 10.10.2026, pozostałe odczyt 07.10.2026), np. cennik ONAVA. Rozkład licencji TachoStudio na 36 miesięcy to nasze założenie.

Rozstrzał od 0 do 4 000 zł miesięcznie (cenniki, odczyt 07.10.2026) nie dotyczy tej samej rzeczy. Program do odczytu nie liczy wynagrodzeń, program do rozliczeń wymaga człowieka, który go obsłuży, a usługa kupuje tego człowieka razem z programem.

TachoStudio sprzedaje licencję od 899 zł netto za 1 pojazd (Net Polska, odczyt 07.10.2026).

Pliki pobrane z karty i tachografu mają najczęściej rozszerzenie .DDD. TachoStudio deklaruje eksport w formatach .DDD i .ESM, a GPS Lokalizator pobiera pliki .DDD zdalnie przez GSM i LTE (strony producentów, odczyt 07.10.2026). Każdy program z tabeli musi więc przyjąć plik z obcego czytnika.

Cztery zegary w jednym module — 28 dni, 90 dni, rok i dziesięć lat

Zegary są cztery i żaden nie liczy od tego samego zdarzenia. To model danych tego modułu, bo z każdego wynika inna reguła kasowania.

• 28 dni aktywności — okres na wczytanie danych z karty kierowcy; kara 500 zł za każdego kierowcę (GITD, odczyt 07.10.2026).
• 90 dni aktywności — okres na wczytanie danych z jednostki pojazdowej; kara 500 zł za każdy pojazd (GITD, odczyt 07.10.2026).
• Rok — minimalny okres przechowywania wykresówek, wydruków i pobranych danych; kara 500 zł za każdy dzień dla każdego kierowcy (załącznik nr 3, odczyt 07.10.2026).
• 10 lat — przechowywanie samej ewidencji czasu pracy, licząc po zakończeniu okresu nią objętego (art. 25 ust. 6, odczyt 07.10.2026).

Piąty zegar dochodzi tam, gdzie za kółkiem siedzi ktoś inny niż pracownik. Ewidencję osoby wykonującej przewóz na innej podstawie przechowuje się 2 lata, a podmiot, na rzecz którego przewóz jest wykonywany, wydaje jej kopię (art. 26e, odczyt 07.10.2026 ustawy o czasie pracy kierowców).

Pliki z karty i tachografu trzeba przechowywać co najmniej rok (zał. 3 lp. 6.3.15 ustawy o transporcie drogowym), a wyliczoną z nich ewidencję pracownika 10 lat (art. 25 ust. 6, odczyt 07.10.2026). Kasowanie nie może iść po jednym kluczu „rekord kierowcy”.

Podstawa terminów 28 i 90 dni: art. 1 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 581/2010.

Podstawa kar: pozycje 6.3.15, 6.3.17 i 6.3.18 załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym. Podstawa 10 i 2 lat: art. 25 ust. 6 i art. 26e ustawy o czasie pracy kierowców (odczyt 07.10.2026).

Które normy pakietu mobilności muszą być regułą w kodzie?

W jednym systemie pracują dwa niezależne silniki reguł, bo unijne rozporządzenie liczy jazdę, a polska ustawa liczy pracę. Kierowca może zmieścić się w limitach tachografu i jednocześnie złamać normę krajową.

Silnik pierwszy to rozporządzenie (WE) nr 561/2006; wartości poniżej opisuje materiał GITD, odczyt 07.10.2026.

• Dzienny czas prowadzenia 9 godzin, z przedłużeniem do 10 godzin nie częściej niż dwa razy w tygodniu (GITD, 07.10.2026).
• Tygodniowo 56 godzin, w dwóch kolejnych tygodniach 90 godzin (GITD, 07.10.2026).
• Po 4,5 godziny jazdy przerwa 45 minut albo 15 minut i po niej 30 minut (GITD, 07.10.2026).
• Odpoczynek dobowy 11 godzin; skrócony 9 godzin najwyżej trzy razy między odpoczynkami tygodniowymi (GITD, 07.10.2026).
• Odpoczynek tygodniowy zaczyna się najpóźniej po 144 godzinach (GITD, 07.10.2026).
• Regularnego odpoczynku tygodniowego nie wolno odebrać w pojeździe (GITD, 07.10.2026).

Silnik drugi to ustawa o czasie pracy kierowców (art. 12, 13 i 21, Dz.U. 2026 poz. 477, odczyt 07.10.2026).

Ma inne progi: przerwa 30 minut po sześciu godzinach pracy i 45 minut przy pracy dłuższej niż 9 godzin, limit 10 godzin na dobę z porą nocną oraz przeciętnie 48 godzin tygodniowo z przedłużeniem do 60.

Wniosek dla modelu danych: aktywność z tachografu to za mało. System musi mieć osobną oś „praca” z załadunkiem, obsługą pojazdu i dyżurem, inaczej drugi silnik nie ma czego liczyć.

Ile kosztuje ewidencja na jednego kierowcę miesięcznie?

Rachunek robimy dla firmy z 20 kierowcami i 20 pojazdami, w dwóch drogach pobierania danych. Założenia są jawne i każde można podmienić na swoje.

• 20 kierowców i 20 pojazdów, jeden kierowca na pojazd. Założenie, nie pomiar.
• Sprzęt rozkładamy na 36 miesięcy; godzina pracy osoby rozliczającej wyceniona na 50 zł. Założenia.
• Ceny netto z cenników z 10 i 7 października 2026 roku; VAT, dostawa i szkolenia poza rachunkiem.

Źródło: sklep install.pl, TachoReader Combo Plus, cennik EwiSystem i sklep rozliczkierowce.pl, odczyt 07.10.2026 i 10.10.2026; reszta to rachunek redakcji.

Sam program z czytnikiem wychodzi 49,54 zł na kierowcę (szacunek własny: 48,00 plus 1,54, cenniki z 7 i 10.10.2026).

Z czasem osoby rozliczającej to 66,21 zł w drodze A i 105,77 zł w drodze B. Różnica 39,56 zł na kierowcę daje 791,20 zł miesięcznie na całą dwudziestkę.

Droga B jest droższa i to uczciwy wynik: kupuje się w niej nie oszczędność, tylko pewność terminu.

Policzmy pułap kar. Nieterminowe pobranie w firmie z 20 kierowcami i 20 pojazdami to 500 zł razy 20 plus 500 zł razy 20, czyli 20 000 zł. Tyle wynosi pułap kar z jednej kontroli przy 11–50 kierowcach.

Przy średnio do 10 kierowców pułap to 15 000 zł, a przy 51–250 kierowcach 25 000 zł (art. 92a ust. 5 ustawy o transporcie drogowym, odczyt 07.10.2026).

20 000 zł podzielone przez 791,20 zł daje 25,3 miesiąca (szacunek własny). Jeżeli zdalny odczyt oszczędza firmie jedną taką kontrolę częściej niż raz na 25 miesięcy, droga B wychodzi taniej mimo wyższego rachunku. Utrzymanie takiego systemu przy pięćdziesięciu klientach rozpisuje tabela kosztu miesięcznego.

Z czym system musi się połączyć i ile to kosztuje?

Punktów styku są trzy: fizyczny czytnik, interfejs producenta tachografu i telematyka w pojeździe. Ceny pochodzą ze stron sklepów producenta i dostawców, odczyt 07.10.2026.

Źródło: sklep rozliczkierowce.pl i pozostałe sklepy z tabeli, odczyt 07.10.2026.

Interfejs producenta istnieje i jest opisany publicznie. Portal dla programistów VDO Fleet udostępnia dokumentację REST bez logowania, ale oznacza ją jako wersję beta z zapowiedzią zmian łamiących zgodność; cen ani warunków dostępu nie ma tam na dzień 07.10.2026.

Osobno karta przedsiębiorstwa — bez niej nie pobierzesz danych z tachografu. Wydaje się ją na wniosek posiadacza pojazdu objętego obowiązkiem tachografu cyfrowego, a łączna opłata nie może przekroczyć 300 zł (art. 44 i 45 ustawy o tachografach, Dz.U. 2024 poz. 1037, odczyt 07.10.2026).

Gdy do ewidencji dokładasz pozycję pojazdu z telematyki, dochodzi osobna podstawa prawna po stronie pracownika, którą omawia tekst o geolokalizacji pracownika.

Kiedy gotowy program wygrywa z własnym systemem?

Gotowiec wygrywa w firmie z jednym lub dwoma kierowcami, jednym rodzajem przewozu i bez własnych pól w kartotece. Usługa w pakiecie Polska za 80 zł netto za kierowcę miesięcznie daje ewidencję, delegacje krajowe i naruszenia, a bezpłatny EwiSystem Free liczy naruszenia bez wynagrodzeń (cenniki, odczyt 10.10.2026).

Gotowiec wygrywa też przy busach do 3,5 tony w przewozie międzynarodowym, na które tachograf obowiązuje od 1 lipca 2026 roku (WITD Radom, odczyt 07.10.2026). Tacho Time ma osobną usługę dla busów, a ONAVA wycenia zgłoszenia SIPSI dla transportu do 3,5 t we Francji na 50 zł netto.

Własny system wygrywa, gdy ewidencja jest fragmentem większego procesu: zlecenie, trasa, rozliczenie kierowcy i faktura w jednym obiegu. Sam moduł czasu pracy kupiony osobno jest tańszy niż zbudowany.

Podobny rachunek dla taksówek i autokarów znajdziesz w tekście o przewozie osób. Poziom cen w innych branżach pokazuje zestawienie z cenników producentów. Wymagania innych branż zebrano w dziale Co musi umieć.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej telematyki. Urządzenie zdalnego odczytu (VDO Link) kosztuje 700 zł netto plus abonament od 30 zł za pojazd miesięcznie, a odczyt dołożony do telematyki 15 zł plus abonament GPS od 25 zł. Razem z nimi przychodzi montaż, karta SIM i serwis (sklepy, odczyt 07.10.2026).

Własnego modułu kadrowo-płacowego. Listy płac, deklaracje ZUS i akta osobowe są w usłudze za 180 zł netto za kierowcę miesięcznie (ONAVA, pakiet UE z kadrami, odczyt 10.10.2026), więc pierwsza wersja ma je eksportować, a nie liczyć.

Kompletu naruszeń od pierwszego dnia. Zacząć trzeba od tych, które kosztują najwięcej: 10 000 zł za przewóz pojazdem bez wymaganego tachografu i 1 000 zł za brak ewidencji (załącznik nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, odczyt 07.10.2026).

Zostaje to, czego żaden z sześciu sprawdzonych cenników nie wymienia: rozdzielone okresy przechowywania, zaświadczenia o działalności i archiwum dziesięcioletnie udostępniane kierowcy na jego wniosek. Pierwsza wersja ma więc dołożyć te trzy rzeczy do jednego obiegu: zlecenie, trasa, rozliczenie kierowcy i faktura.