Co musi umieć aplikacja dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego — kalendarz, dokumentacja i rozliczenia?
Modułów MUSI jest sześć: kalendarz, wpłata przypisana do sesji z kasą albo zwolnieniem, faktura z KSeF, dokumentacja (20 lat w podmiocie leczniczym, od 19 maja 2028 u psychologa 5 lat), tajemnica w uprawnieniach i od tej daty zgoda przed świadczeniem. Przykład z cennika: Medfile Business z EDM, KSeF i drukarką fiskalną kosztuje 299 zł brutto miesięcznie (odczyt 30 września 2026).
Co musi umieć aplikacja dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego?
Z jedenastu modułów w tabeli sześć ma etykietę MUSI, a pięć z nich dotyczy pieniędzy, dokumentów i dostępu do danych, nie kalendarza. Ile jest gabinetów i czy rynek zostawia miejsce na nowy produkt, liczy Pomysł na aplikację dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego — ile gabinetów, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka?
To przegląd redakcji według stanu prawnego na 30 września 2026 roku, a nie porada prawna. Lista obejmuje wyłącznie organizację gabinetu: terminy, pieniądze, dokumenty i dostęp do danych, bez treści sesji. Kolumna o konkurencji opisuje cenniki i strony funkcji siedmiu programów odczytane tego samego dnia.
| Moduł | Etykieta | Po co | Podstawa: przepis albo powód operacyjny | Czy konkurencja to ma | Koszt albo próg |
|---|---|---|---|---|---|
| Kalendarz sesji z zasadami odwołania i opłat | MUSI | Sesja jest pozycją, do której przypina się wpłatę, dokument sprzedaży i wpis w dokumentacji | Powód operacyjny; przy wpłacie z góry zastrzeżonej jako zadatek art. 394 Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 795); przy rezerwacji na odległość art. 3a ust. 1–2 ustawy o prawach konsumenta (Dz.U. 2026 poz. 1244), który odsyła m.in. do art. 27 i 38 — skutek zależy od stanu faktycznego | Kalendarz — wszystkie siedem; zasady odwołań: Sensly (24 godziny), Theraplo (automatyczne odwołanie wizyt nieopłaconych) | Od 0 zł (Theraplo Free do 4 pracowników, Medfile Free do 40 wizyt miesięcznie) |
| Wpłata przypisana do sesji i kasa albo zwolnienie | MUSI | Ponad próg 20 000 zł zwolnienie z kasy zależy od tego, czy całą zapłatę przekazał bank, poczta lub SKOK i czy dowód jednoznacznie wskazuje konkretną usługę; przy bramce płatności zależy od stanu faktycznego | art. 111 ust. 1 ustawy o VAT; § 3 ust. 1 pkt 1 i poz. 42 załącznika rozporządzenia MF z 17.12.2024 (Dz.U. 2024 poz. 1902), najpóźniej do 31.12.2027; § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f wyłącza ze zwolnień opiekę medyczną tylko lekarzy i lekarzy dentystów | Płatności online: Theraplo, DobryGabinet (od planu Rozszerzony), Sensly, Medfile (od Premium), Lekarz PLUS (w licencji), ZnanyLekarz; oznaczenie kasy fiskalnej przy wizycie: Theraplo od Pro; ewidencji pod poz. 42 nie znaleźliśmy | 59 zł netto miesięcznie za pracownika (Theraplo Standard); integracja drukarki fiskalnej od 179 zł brutto miesięcznie (Medfile Premium) |
| Faktura: dla firmy przez KSeF, dla pacjenta na żądanie, z przepisem zwolnienia | MUSI | Firma płacąca za sesje żąda faktury, a faktura za sprzedaż zwolnioną wskazuje podstawę zwolnienia | art. 106b ust. 2–3, art. 106e ust. 1 pkt 19, art. 106ga ust. 1 i ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT (Dz.U. 2026 poz. 1263); KSeF od 1.04.2026, faktury do 10 000 zł miesięcznie poza KSeF do 31.12.2026 (art. 145m); podstawa: art. 43 ust. 1 pkt 18, 19 lub 19a — zależy od stanu faktycznego (cel zdrowotny usługi; podmiot leczniczy albo zawód psychologa lub medyczny) | KSeF w Medfile Business i przez Fakturownię w DobryGabinet (usługa dodatkowa); faktury w Theraplo od Standard, integracja z Fakturownią od Pro; Lekarz PLUS przez Subiekt i Navireo | 299 zł brutto miesięcznie (Medfile Business) |
| Dokumentacja z okresem przechowywania zależnym od formy gabinetu | MUSI | Podmiot leczniczy przechowuje co do zasady 20 lat; psycholog poza nim od 19.05.2028 — 5 lat, przy małoletnim 5 lat od pełnoletności, potem niszczy z protokołem | art. 24 ust. 1 i art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta (Dz.U. 2024 poz. 581); postać elektroniczna: § 1 ust. 1 rozporządzenia MZ (t.j. Dz.U. 2024 poz. 798); praktyki zawodowej psychologa art. 5 ust. 1 ustawy o działalności leczniczej (Dz.U. 2026 poz. 156) nie przewiduje; psycholog: art. 28 ust. 1–3 i 9–15 ustawy z 23.01.2026 (Dz.U. 2026 poz. 187), od 19.05.2028 | EDM: Medfile (od Free), ZnanyLekarz (od Plus), iGabinet Psychologiczny (wersja z dokumentacją); kartoteka z notatkami: DobryGabinet; okresu 5 lat i protokołu zniszczenia nie znaleźliśmy | 99 zł netto miesięcznie za kalendarz z dokumentacją (iGabinet); 0 zł do 40 wizyt miesięcznie (Medfile Free) |
| Tajemnica w uprawnieniach: role, pisemne upoważnienia, dziennik dostępu | MUSI | Recepcja widzi kalendarz i wpłaty, a dokumentację tylko terapeuta i osoby upoważnione | art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3 oraz art. 32 RODO; art. 14 ustawy o zawodzie psychologa z 2001 r. (Dz.U. 2019 poz. 1026); od 19.05.2028 art. 27 i art. 28 ust. 20 ustawy z 2026 r.; art. 50 ustawy o ochronie zdrowia psychicznego (Dz.U. 2024 poz. 917) | Role pracowników: DobryGabinet; zaawansowane role w Theraplo Enterprise; dziennika dostępu w cennikach nie znaleźliśmy | Po stronie aplikacji |
| Informacja i zgoda przed świadczeniem, od 16 lat także zgoda małoletniego | MUSI od 19.05.2028 | Świadczenie zaczyna się po poinformowaniu o prawach, celu i zakresie i po zgodzie odbiorcy lub przedstawiciela | art. 25 ust. 1–3 ustawy z 23.01.2026 o zawodzie psychologa (Dz.U. 2026 poz. 187) | „Automatyczne zgody RODO” w DobryGabinet dotyczą danych, nie świadczeń; zgód z art. 25 nie znaleźliśmy | Po stronie aplikacji |
| Rejestr kwalifikacji i superwizji zespołu | WARTO | Kto w ośrodku może prowadzić psychoterapię w opiece zdrowotnej, zależy od certyfikatu, etapu szkolenia i zaświadczenia superwizora | art. 5 ust. 3 ustawy o ochronie zdrowia psychicznego: szkolenie sprzed 1.01.2024 do ukończenia przed 31.12.2028; od 19.05.2028 art. 17 ust. 7 ustawy z 2026 r. (psycholog po wpisie do rejestru: 150 godzin współpracy z opiekunem) | Nie znaleźliśmy; Sensly ma w profilu deklarację „Podlegam superwizji” | Po stronie aplikacji |
| Rozliczenie terapeutów z fakturami kosztowymi z KSeF | WARTO | Faktura terapeuty dla ośrodka przechodzi przez KSeF najpóźniej od 1.01.2027 | art. 106ga ust. 1 i art. 145m ust. 1 ustawy o VAT | Prowizje terapeutów: Theraplo Pro; pobierania faktur z KSeF nie znaleźliśmy | 99 zł netto miesięcznie za pracownika, od 5 pracowników (Theraplo Pro) |
| Przypomnienia SMS | WARTO | Mniej sesji, na które nikt nie przyszedł | Powód operacyjny | Theraplo, iGabinet, DobryGabinet (od planu Rozszerzony), ZnanyLekarz (SMS od Plus) | 0,15 zł netto za SMS (Theraplo), 0,12 zł netto (iGabinet) |
| Katalog specjalistów | OPCJA | Przyprowadza nowych pacjentów, ale działa dopiero przy dużej skali | Powód operacyjny: efekt sieciowy | ZnanyLekarz, Sensly | 399 zł plus VAT miesięcznie dla nowych klientów i 32 zł za wizytę nowego pacjenta (ZnanyLekarz Starter); 10% od sesji (Sensly) |
| Sesje wideo | OPCJA | Część sesji odbywa się zdalnie | Powód operacyjny | Theraplo Pro, Medfile Premium, Sensly, ZnanyLekarz (od Plus) | Nie w pierwszej wersji |
Wspólnym kluczem modułów MUSI jest sesja: wpłata, dokument sprzedaży, wpis w dokumentacji i rozliczenie terapeuty wskazują tę samą pozycję w kalendarzu. Bez tego przy odwołanym pakiecie sesji nie da się wykazać, której usługi dotyczył przelew, a od tego zależy zwolnienie z kasy.
Kasa, KSeF i dokumentacja medyczna: co aplikacja gabinetu zrobi sama?
Paragonu sama aplikacja gabinetu nie wystawi. Kasę w postaci oprogramowania wolno stosować tylko przy czynnościach z zamkniętej listy, która od 1 kwietnia 2026 roku ma 32 pozycje i nie obejmuje usług psychologicznych ani opieki medycznej (Dziennik Ustaw z 2023 roku, pozycja 2268, ze zmianą z 2025 roku, pozycja 1345).
Gdy zwolnienie przestaje działać, aplikacja steruje kasą online, na przykład drukarką fiskalną online, a nie zastępuje jej. Protokoły drukarek, e-paragony i interfejs KSeF 2.0 opisuje tekst o fiskalizacji z własnej aplikacji, więc tutaj tylko to, co dotyczy gabinetu.
Pierwsza sprawa to podstawa zwolnienia przy każdej wpłacie. Do 20 000 zł rocznej sprzedaży osobom prywatnym działa próg z paragrafu 3, a ponad nim pozycja 42 załącznika: usługa opłacona w całości przez pocztę, bank lub SKOK, gdy z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, której czynności dotyczyła.
Czy wpłata przez bramkę płatności spełnia ten warunek, zależy od stanu faktycznego: rozporządzenie wymienia pocztę, bank i SKOK oraz rachunek podatnika, a operatora płatności nie wymienia. Liczy się, kto przekazuje pieniądze na rachunek gabinetu, czy przychodzą w całości i czy dowód zapłaty jednoznacznie wskazuje konkretną sesję.
Oba zwolnienia działają najpóźniej do 31 grudnia 2027 roku. Wyłączenie ze zwolnień w opiece medycznej obejmuje tylko lekarzy i lekarzy dentystów (paragraf 4 ustęp 1 punkt 2 litera f rozporządzenia, Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 1902), więc psychologa nie dotyczy.
Druga sprawa to podział faktur. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności nie muszą przechodzić przez KSeF (artykuł 106ga ustęp 2 punkt 4 ustawy o VAT), a faktury dla firm tak, od 1 kwietnia 2026 roku. Do końca 2026 roku wolno je wystawiać poza systemem do 10 000 zł z podatkiem miesięcznie (artykuł 145m).
Zwolnienie z artykułu 43 ustęp 1 punkt 19 ustawy o VAT obejmuje usługi opieki medycznej służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia, świadczone w zawodzie psychologa lub medycznym. Punkt 18 dotyczy takich usług podmiotu leczniczego, 19a nabytych we własnym imieniu na rzecz osoby trzeciej. Czy sesja ma cel zdrowotny, zależy od stanu faktycznego.
Przy sprzedaży zwolnionej z VAT faktury nie trzeba wystawiać z urzędu, ale trzeba na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy (artykuł 106b ustęp 2 i 3). Faktura wskazuje wtedy przepis zwolnienia (artykuł 106e ustęp 1 punkt 19), więc aplikacja zapisuje przy usłudze punkt 18, 19 albo 19a artykułu 43 ustęp 1.
Trzecia sprawa to dokumentacja, a kto ją prowadzi, zależy od formy gabinetu. Dokumentację medyczną prowadzi podmiot leczniczy wpisany do RPWDL, elektronicznie, a papierowo tylko wtedy, gdy przepis tak stanowi albo warunki techniczne nie pozwalają (artykuł 24 ustęp 1 ustawy o prawach pacjenta; paragraf 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia, Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 798).
Praktyki zawodowej psycholog nie założy, bo ustawa o działalności leczniczej przewiduje ją dla lekarzy, pielęgniarek, fizjoterapeutów i diagnostów laboratoryjnych (artykuł 5 ustęp 1, Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 156). W ustawie o zawodzie psychologa z 2001 roku przepisu o dokumentacji nie znaleźliśmy.
Od 19 maja 2028 roku psycholog prowadzi dokumentację psychologiczną, przechowywaną papierowo lub elektronicznie 5 lat od końca roku zakończenia świadczeń, a przy małoletnim 5 lat od końca roku pełnoletności (artykuł 28 ustęp 1, 9 i 10 ustawy z 2026 roku). Dotyczy to także psychoterapii prowadzonej przez psychologa (artykuł 23 ustęp 4).
W podmiocie leczniczym dołącza się ją do dokumentacji medycznej, przechowywanej co do zasady 20 lat (artykuł 28 ustęp 3 tej ustawy; artykuł 29 ustęp 1 ustawy o prawach pacjenta). Dla psychoterapeuty bez prawa wykonywania zawodu psychologa, pracującego poza podmiotem leczniczym, przepisu o dokumentacji nie znaleźliśmy.
Harmonogram KSeF dla mikrofirm rozpisuje Od kiedy KSeF obowiązuje mikrofirmy i JDG i co musi umieć narzędzie, które wystawia im faktury?
Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?
Gdy aplikację kupuje inny gabinet, dane jego pacjentów, w tym dane o zdrowiu, trafiają na Twój serwer. To powierzenie przetwarzania, które wymaga umowy określającej przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania (artykuł 28 RODO).
- Umowa powierzenia z każdym gabinetem i lista podprocesorów: hosting, poczta, bramka SMS, operator płatności, kopie zapasowe. Od 19 maja 2028 roku ustawa z 2026 roku wprost pozwala psychologowi powierzyć przetwarzanie danych z dokumentacji innemu podmiotowi (artykuł 28 ustęp 19).
- Pisemne upoważnienia i zobowiązania do tajemnicy dla każdej osoby z dostępem oraz regularnie testowane zabezpieczenia (artykuł 32 RODO; od 19 maja 2028 roku także artykuł 28 ustęp 20 tej ustawy).
- Opis przetwarzania do rejestru czynności gabinetu: przy danych o zdrowiu zwolnienie firm poniżej 250 osób nie działa (artykuł 30 ustęp 5 RODO).
- Rozdzielenie danych gabinetów i ról: terapeuta widzi swoich pacjentów, recepcja kalendarz i wpłaty, właściciel rozliczenia.
- Kopie zapasowe ze sprawdzonym odtworzeniem, bo dokumentację chroni się przed zniszczeniem, uszkodzeniem i utratą (od 19 maja 2028 roku artykuł 28 ustęp 11).
- Eksport przy wyjściu i przy zamknięciu praktyki: od 19 maja 2028 roku psycholog przekazuje wtedy dokumentację i informuje radę regionalną, gdzie jest przechowywana (artykuł 28 ustęp 14–15).
- Elektroniczną dokumentację medyczną podmiotu, który kończy działalność leczniczą, od 1 lipca 2026 roku przechowuje jednostka podległa ministrowi zdrowia w Systemie Informacji Medycznej (artykuł 30a ustęp 9 ustawy o prawach pacjenta, Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 791).
- Procedura naruszenia: gabinet jako administrator zgłasza je organowi nadzorczemu w miarę możliwości w ciągu 72 godzin od stwierdzenia (artykuł 33 ustęp 1 RODO), więc musi dowiedzieć się od Ciebie szybciej.
Podział na to, co wdraża się w kodzie, a co w regulaminie, opisuje RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie? Koszt serwerów przy pięćdziesięciu gabinetach liczy rachunek utrzymania, a kanały dotarcia do nich scenariusz sprzedaży do 50 klientów.
Kiedy gotowiec wygrywa?
Redakcja nie sprzedaje żadnego z porównywanych systemów, nie ma w nich udziału ani programu poleceń. Ceny pochodzą z cenników producentów odczytanych 30 września 2026 roku; rachunek dla ośrodka zakłada czterech terapeutów i płatność miesięczną, chyba że producent sprzedaje tylko licencję roczną.
| Gotowiec | Cena z cennika producenta | Gabinet jednoosobowy, zł miesięcznie (rachunek redakcji) | Ośrodek z czterema terapeutami, zł miesięcznie (rachunek redakcji) | Dokumentacja | Faktury i KSeF | Kasa w ofercie |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Theraplo | Free 0 zł do 4 pracowników; Standard 59 zł netto za pracownika miesięcznie | 0 (Free) albo 59 netto (Standard) | 0 (Free, bez płatności online) albo 236 netto (Standard) | kartoteka; EDM nie znaleźliśmy | wystawianie faktur od Standard; integracja z Fakturownią, InFakt i wFirmą od Pro; KSeF w cenniku nie znaleźliśmy | oznaczenie kasy fiskalnej przy wizycie, od Pro |
| iGabinet Psychologiczny | 99 zł netto miesięcznie za kalendarz z dokumentacją elektroniczną (59 zł bez niej) przy 1–10 kalendarzach; opłata instalacyjna 1 zł netto przy umowie na 2 lata | 99 netto | 396 netto (4 × 99) | tak, wersja z dokumentacją elektroniczną | nie znaleźliśmy | nie znaleźliśmy |
| DobryGabinet | Podstawowy 99 zł, Premium 199 zł, Mały ośrodek 279 zł do 4 terapeutów miesięcznie; ceny z VAT bez podanej stawki | 99 albo 199 z VAT | 279 z VAT | kartoteka i notatki | przez Fakturownię, usługa dodatkowa | „paragony” w ofercie dla ośrodków |
| Medfile Business | 299 zł brutto miesięcznie przy płatności miesięcznej, dodatkowy użytkownik 109 zł brutto miesięcznie | 299 brutto | 626 brutto (299 + 3 × 109) | pełna EDM | KSeF w planie Business | integracja drukarki fiskalnej od Premium |
| Lekarz PLUS | 690 zł netto za 12 miesięcy, kolejny użytkownik 540 zł netto za 12 miesięcy | 57,50 netto (690 ÷ 12, płatne za rok) | 192,50 netto ((690 + 3 × 540) ÷ 12) | realizacja wizyt w licencji, opcjonalne raportowanie do P1; Baza plików 149 zł netto za 12 miesięcy | przez Subiekt i Navireo, ze statusem wysyłki do KSeF | paragony przez Subiekt i Navireo |
| Sensly | 0 zł za dostęp i 10% prowizji od sesji przez platformę | 10% sesji | 10% sesji | kartoteki klientów; okresu przechowywania nie znaleźliśmy | „automatyczne płatności i faktury”; zbiorcza faktura od Sensly dla specjalisty raz w miesiącu; KSeF nie znaleźliśmy | nie znaleźliśmy |
Przy czterech terapeutach rozstrzał sięga od 0 zł (Theraplo Free, bez płatności online) do 626 zł brutto (Medfile Business). Kwot DobryGabinet nie przeliczamy na netto, bo cennik podaje cenę z VAT bez stawki.
W trzech sytuacjach odpowiedź brzmi „kup gotowca”:
- Gabinet jednoosobowy, któremu wystarczy kalendarz z rezerwacją i przypomnieniami. Theraplo Free kosztuje 0 zł, Standard 59 zł netto miesięcznie, a własna aplikacja dla jednego gabinetu nie ma na kogo rozłożyć kosztu budowy.
- Podmiot leczniczy, który potrzebuje dziś elektronicznej dokumentacji medycznej, KSeF i integracji drukarki fiskalnej. Medfile Business za 299 zł brutto miesięcznie ma wszystkie trzy w cenniku.
- Gabinet, któremu brakuje pacjentów. Katalog z efektem sieciowym, czyli ZnanyLekarz od 399 zł plus VAT miesięcznie dla nowych klientów i 32 zł za wizytę nowego pacjenta albo Sensly za 10% od sesji, daje coś, czego własna aplikacja nie odtworzy.
Własna aplikacja wygrywa dopiero przy procesie, którego cenniki nie nazywają: okres 5 lat i protokół zniszczenia dokumentacji psychologicznej, wpłata przypisana do sesji pod zwolnienie z pozycji 42, ewidencja superwizji. Musi też rozłożyć koszt na wiele gabinetów, a ile kosztuje przez trzy lata, liczy Ile kosztuje aplikacja przez 3 lata, a nie w dniu odbioru?
Czego nie budować w pierwszej wersji?
Katalogu specjalistów. Katalog działa dopiero przy dużej liczbie gabinetów i pacjentów naraz, a ZnanyLekarz i Sensly już go mają.
Kasy w postaci aplikacji. Usług psychologicznych nie ma na liście czynności, przy których wolno używać kasy w postaci oprogramowania, więc pierwsza wersja zapisuje podstawę zwolnienia i steruje kasą online, gdy zwolnienie nie działa.
Pełnej dokumentacji medycznej dla podmiotów leczniczych. Elektroniczną dokumentację medyczną Medfile daje już w planie za 0 zł dla jednego użytkownika i 40 wizyt miesięcznie, więc pierwsza wersja może celować w praktyki spoza RPWDL, które od 19 maja 2028 roku prowadzą dokumentację psychologiczną z 5-letnim okresem przechowywania.
Własnego programu do faktur. Fakturę dla firmy wystawia program połączony z KSeF, jak Fakturownia w DobryGabinet i Theraplo, a aplikacja przekazuje mu dane sesji i podstawę zwolnienia.
Sesji wideo. To osobny produkt z własnymi wymaganiami bezpieczeństwa, a mają go już Theraplo Pro, Medfile Premium i Sensly. Zakres pierwszej wersji pomaga spisać Jak spisać zakres pierwszej wersji aplikacji (MVP), żeby wycena i termin miały sens?
Najczęstsze pytania
Czy pacjent, który zapisał się na sesję przez internet, może odstąpić od umowy w 14 dni?
Zależy od stanu faktycznego. Jeśli sesja jest usługą zdrowotną pracownika służby zdrowia, czyli służy ocenie, utrzymaniu lub poprawie stanu zdrowia, ustawa o prawach konsumenta działa tylko wybranymi przepisami, ale przy umowie na odległość wśród nich jest art. 27 o 14 dniach (art. 3a ust. 1–2, Dz.U. 2026 poz. 1244). Prawo to nie przysługuje po pełnym wykonaniu sesji za wyraźną i uprzednią zgodą pacjenta poinformowanego o jego utracie (art. 38 pkt 1). Aplikacja zapisuje tę zgodę przy sesji.
Czy recepcja ośrodka może widzieć notatki terapeuty?
Dane o zdrowiu wolno przetwarzać do celów opieki, gdy robi to osoba objęta tajemnicą zawodową albo ktoś na jej odpowiedzialność (art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3 RODO). Od 19 maja 2028 roku do danych z dokumentacji psychologicznej dopuszcza się wyłącznie osoby pisemnie upoważnione przez administratora (art. 28 ust. 20 ustawy o zawodzie psychologa). Recepcja widzi więc kalendarz i wpłaty, a nie dokumentację.
Co dzieje się z dokumentacją, gdy psycholog zamyka praktykę?
Od 19 maja 2028 roku psycholog przekazuje dokumentację podmiotom wskazanym w ustawie i informuje regionalną radę, gdzie jest przechowywana; za zgodą odbiorcy świadczeń może ją przejąć inny psycholog, a po śmierci psychologa odpowiada za nią regionalna izba (art. 28 ust. 14–17). Elektroniczną dokumentację medyczną podmiotu leczniczego po zaprzestaniu działalności przechowuje od 1 lipca 2026 roku jednostka podległa ministrowi zdrowia (art. 30a ust. 9 ustawy o prawach pacjenta).
Czy fakturę dla pacjenta trzeba wysłać do KSeF?
Nie. Obowiązek KSeF nie dotyczy faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT), choć wolno je tam wystawić (ust. 4). Przy sprzedaży zwolnionej z VAT fakturę wystawia się na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca usługi albo zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2). Faktura dla firmy przechodzi przez KSeF, przy fakturach do 10 000 zł z podatkiem miesięcznie najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku (art. 145m).
Źródła
- Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą — plik CSV podmiotów leczniczych z księgami aktywnymi (raport z 30.09.2026 00:00): 2 721 podmiotów z czynną komórką o kodzie resortowym 1790 (poradnia psychologiczna) lub 1791 (poradnia psychologiczna dla dzieci); rachunek redakcji — https://dane.gov.pl/dataset/728,rejestrpodmiotow-wykonujacych-dziaalnosc-lecznicza (stan 30.09.2026, odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 23 stycznia 2026 r. o zawodzie psychologa oraz samorządzie zawodowym psychologów (Dz.U. 2026 poz. 187): art. 17 ust. 7, art. 23 ust. 4, art. 25 ust. 1–3, art. 27, art. 28 ust. 1–3, 9–17, 19–20, art. 161 (wejście w życie 19.05.2028) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/187/text.pdf (ogłoszenie 18.02.2026, odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 8 czerwca 2001 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów, tekst jednolity (Dz.U. 2019 poz. 1026): art. 14 (tajemnica zawodowa) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2019/1026/text.pdf (odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 156): art. 5 ust. 1 (praktyka zawodowa lekarzy, pielęgniarek, fizjoterapeutów i diagnostów laboratoryjnych); zmiana Dz.U. 2026 poz. 972 dotyczy tylko art. 27a — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/156/text.pdf (stan prawny 5.02.2026, odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. o ochronie zdrowia psychicznego, tekst jednolity (Dz.U. 2024 poz. 917): art. 5 ust. 3 (warunki prowadzenia psychoterapii, superwizja, 31.12.2028), art. 50 (tajemnica) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/917/text.pdf (stan prawny 13.06.2024, odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, tekst jednolity (Dz.U. 2024 poz. 581): art. 3 ust. 1 pkt 5, art. 24 ust. 1, art. 29 ust. 1 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/581/text.pdf (odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 15 maja 2026 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z rozwojem usług e-zdrowia (Dz.U. 2026 poz. 791): art. 4 pkt 2 — nowe brzmienie art. 30a ust. 9 ustawy o prawach pacjenta; wejście w życie po 14 dniach od ogłoszenia 16.06.2026 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/791/text.pdf (ogłoszenie 16.06.2026, odczyt 30.09.2026)
- Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, tekst jednolity (Dz.U. 2024 poz. 798): § 1 ust. 1–4; późniejsze zmiany Dz.U. 2025 poz. 931 i 1853, Dz.U. 2026 poz. 758 i 876 nie zmieniają § 1 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/798/text.pdf (odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1263): art. 43 ust. 1 pkt 18, 19 i 19a, art. 106b ust. 2–3, art. 106e ust. 1 pkt 19, art. 106ga ust. 1, ust. 2 pkt 4 i ust. 4, art. 111 ust. 1, art. 145m ust. 1 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1263/text.pdf (stan prawny 26.08.2026, odczyt 30.09.2026)
- Ministerstwo Finansów, KSeF — „Podstawy prawne oraz kluczowe terminy”: obowiązek od 1.04.2026 dla pozostałych przedsiębiorców, faktury poza KSeF do 10 000 zł miesięcznie do końca 2026 r. — https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/ (zmodyfikowano 29.05.2026, odczyt 30.09.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902): § 2 ust. 1, § 3 ust. 1 pkt 1, § 4 ust. 1 pkt 2 lit. f, poz. 42 załącznika; zmiana Dz.U. 2026 poz. 420 dotyczy tylko poz. 38 i 59 — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2024/1902/text.pdf (wejście w życie 1.01.2025, odczyt 30.09.2026)
- Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, tekst jednolity (Dz.U. 2023 poz. 2268), § 1 pkt 1–29, oraz rozporządzenie zmieniające z 29 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1345) dodające pkt 30–32 od 1 kwietnia 2026 r. — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2023/2268/text.pdf (odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 795): art. 394 § 1–3 (zadatek) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/795/text.pdf (odczyt 30.09.2026)
- Ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, tekst jednolity (Dz.U. 2026 poz. 1244): art. 3a ust. 1–2 (usługi zdrowotne, umowy na odległość) — https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1244/text.pdf (stan prawny 2.09.2026, odczyt 30.09.2026)
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), wersja polska: art. 9 ust. 2 lit. h i ust. 3, art. 28, art. 30 ust. 5, art. 32, art. 33 ust. 1 — https://publications.europa.eu/resource/celex/32016R0679 (odczyt 30.09.2026)
- Medfile — cennik: Free 0 zł (1 użytkownik, 40 wizyt/miesiąc, pełna EDM), Premium 179 zł (płatności online, integracja drukarki fiskalnej i terminala, telemedycyna), Business 299 zł (KSeF) przy płatności miesięcznej, dodatkowy użytkownik +109 zł w Business, „Cena brutto zwiera 23% VAT” (materiał sprzedawcy usługi) — https://www.medfile.pl/cennik (odczyt 30.09.2026)
- Theraplo — cennik: Free 0 PLN do 4 pracowników, Standard 59 PLN i Pro 99 PLN „/pracownik miesięcznie netto” (Pro minimum 5 pracowników), SMS 0,15 PLN netto; automatyczne odwołanie wizyt nieopłaconych, wystawianie faktur od Standard, prowizje, obsługa kasy fiskalnej, integracje Fakturownia, InFakt, wFirma i wideospotkania od Pro, zaawansowane role w Enterprise (materiał sprzedawcy usługi) — https://theraplo.com/pricing (odczyt 30.09.2026)
- iGabinet Psychologiczny — cennik szczegółowy: miesięczna opłata abonamentowa za kalendarz specjalisty 59 zł, z obsługą dokumentacji elektronicznej 99 zł (przy 1–10 kalendarzach), opłata instalacyjna pakietu Basic 1 zł przy umowie na 2 lata, SMS 0,12 zł, „Podane ceny są cenami netto” (materiał sprzedawcy usługi) — https://igabinetpsychologiczny.pl/cennik/cennik-szczegolowy (odczyt 30.09.2026)
- DobryGabinet — cenniki: Podstawowy 99 zł, Rozszerzony 159 zł, Premium 199 zł „/m-c”, ośrodki 279/419/699 zł, „ceny zawierają podatek vat”, faktury jako usługa dodatkowa, „Automatyczne zgody RODO”, „Faktury i paragony” dla ośrodków (materiał sprzedawcy usługi) — https://dobrygabinet.com/cennik-dla-osrodkow/ (odczyt 30.09.2026)
- Lekarz PLUS (InsERT S.A.) — cennik: licencja podstawowa 690 zł (z terminarzem, rejestracją i płatnościami online) i kolejny użytkownik 540 zł za 12 miesięcy, Baza plików 149 zł za 12 miesięcy, „ceny netto”; strona dla psychologów: opcjonalne raportowanie zdarzeń medycznych w P1, faktury i paragony przez integrację z Subiektem GT, Subiektem nexo PRO i Navireo, status wysyłki do KSeF (materiał sprzedawcy usługi) — https://lekarzplus.pl/cennik/ (odczyt 30.09.2026)
- Sensly — strefa specjalisty i FAQ dla specjalistów: 0 zł za dostęp, 10% prowizji od sesji zrealizowanych za pośrednictwem Sensly, domyślne zasady odwołań (24 godziny), kartoteki klientów, zbiorcza faktura miesięczna od Sensly dla specjalisty, pole profilu „Podlegam superwizji” (materiał sprzedawcy usługi) — https://sensly.com/strefa-specjalisty (odczyt 30.09.2026)
- ZnanyLekarz — ceny planów dla specjalistów: Starter 399 zł „miesięcznie + VAT” dla nowych klientów, opłata za umówioną wizytę nowego pacjenta 32 zł; EDM, SMS i wideokonsultacje od planu Plus (materiał sprzedawcy usługi) — https://pro.znanylekarz.pl/cennik/znanylekarz-dla-lekarzy (odczyt 30.09.2026)
Tekst przygotował Agent AI Tomka Niedźwieckiego — treść wygenerowana przez sztuczną inteligencję na podstawie rejestrów, aktów prawnych, cenników i źródeł podanych wyżej oraz własnych rachunków zespołu, sprawdzona w osobnym przebiegu weryfikacji faktów i zredagowana. Za fakty odpowiada Tomek Niedźwiecki. Ostatnia weryfikacja: 30 września 2026.