Co musi umieć aplikacja dla kancelarii prawnej — terminy procesowe, poufność, e-Doręczenia i rozliczenia?

Co musi umieć aplikacja dla kancelarii prawnej?

Modułów z etykietą MUSI jest dziesięć i każdy z nich ma podstawę w przepisie, a nie w wygodzie pracy. Kolumna o koszcie opisuje funkcje ze stron producentów pięciu programów dla kancelarii, odczytanych 16 września 2026 roku.

Kalendarz obowiązku dla firm z CEIDG rozpisuje e-Doręczenia od 1 października 2026 — kogo z firm to dotyczy i co trzeba mieć?. Adwokata i radcę prawnego obowiązek objął wcześniej, 1 stycznia 2025 roku, i dotyczy osobnego adresu zawodowego.

Dlaczego kalendarz terminów to dwa zegary, a nie jeden?

Pierwszy zegar liczy 14 dni i startuje bez udziału kancelarii. Sąd doręcza adwokatowi i radcy prawnemu pisma przez umieszczenie ich treści w portalu informacyjnym, a bez potwierdzenia odbioru pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach.

Podstawa: artykuł 131(1a) paragraf 2 Kodeksu postępowania cywilnego, w brzmieniu obowiązującym od 1 marca 2026 roku.

Drugi zegar liczy termin na czynność i startuje od dnia doręczenia. Dnia zdarzenia nie wlicza się, termin tygodniowy kończy się w dniu o tej samej nazwie, a koniec w sobotę lub dzień ustawowo wolny przesuwa się na następny dzień roboczy.

Podstawa: artykuł 165 paragraf 1 Kodeksu postępowania cywilnego oraz artykuły 111, 112 i 115 Kodeksu cywilnego.

Dla modelu danych to dwa osobne zdarzenia, a nie jedno pole z datą: „umieszczono w portalu” i „doręczono”. Jeżeli aplikacja zapisuje tylko drugie, nie odtworzy, skąd wzięła datę, a przy sporze o termin ta data jest dowodem.

Trzy wyjątki muszą być regułami w kodzie, nie notatką w aktach: załącznik niemożliwy do wniesienia przez portal składa się w terminie 3 dni, niedostępność portalu po stronie sądu przesuwa wniesienie pisma na następny dzień roboczy, a wniosek o przywrócenie terminu wnosi się w ciągu tygodnia od ustania przyczyny.

Podstawa: artykuł 125(2) paragrafy 1 i 2 oraz artykuł 169 paragraf 1 Kodeksu postępowania cywilnego.

Stronę techniczną obu kanałów rozpisuje tekst o e-Doręczeniach w systemie kancelarii.

Co tajemnica zawodowa zmienia w modelu danych?

Tajemnica obejmuje wszystko, o czym adwokat lub radca prawny dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej, i nie może być ograniczona w czasie. W aplikacji nie istnieje więc stan „sprawa zamknięta, dostęp otwarty”.

Podstawa: artykuł 6 Prawa o adwokaturze oraz artykuł 3 ustawy o radcach prawnych.

Cztery prawa z RODO działają tu inaczej. Dostęp do danych, ograniczenie przetwarzania i powiadomienie o sprostowaniu stosuje się tylko o tyle, o ile nie naruszają tajemnicy, a prawa sprzeciwu wobec danych z pomocy prawnej nie stosuje się w ogóle.

Podstawa: artykuł 16a Prawa o adwokaturze i artykuł 5a ustawy o radcach prawnych.

Dla kodu znaczy to jedno: automat „pobierz moje dane” nie może obejmować akt sprawy. Żądanie rozstrzyga człowiek, a aplikacja zapisuje kto i dlaczego. Co da się zrobić automatem, rozpisuje RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie?.

Akta zawierają dane szczególnych kategorii i dane o wyrokach skazujących. Podstawą jest niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie zgoda klienta — sprawa musi mieć to oznaczenie w bazie.

Podstawa: artykuł 9 ustęp 1 i ustęp 2 litera f oraz artykuł 10 RODO.

Koniec życia rekordu też jest ustawowy: 10 lat od końca roku, w którym zakończyło się postępowanie, a potem dane ulegają usunięciu. Kasowanie ma być funkcją aplikacji, nie czyjąś pamięcią.

Podstawa: artykuł 16c Prawa o adwokaturze i artykuł 5c ustawy o radcach prawnych.

Ile kosztuje ręczne pilnowanie dwóch zegarów?

Ten moduł da się wycenić rachunkiem na jawnych założeniach.

• 40 spraw w toku w kancelarii trzyosobowej. Założenie, nie pomiar.
• 3 doręczenia przez portal informacyjny na jedną sprawę miesięcznie. Założenie.
• Dwie daty na jedno doręczenie: koniec czternastodniowego biegu bez odbioru i koniec terminu liczonego od doręczenia. To nie założenie, tylko skutek artykułów 131(1a) i 165 Kodeksu postępowania cywilnego.
• 3 minuty na ręczne wyliczenie i wpisanie jednej daty, razem z korektą na sobotę i dzień ustawowo wolny. Założenie.
• Nie liczymy czasu na pobranie pisma z portalu ani na wpięcie go do akt.

Rachunek: 40 spraw razy 3 doręczenia to 120 doręczeń miesięcznie, czyli 240 dat. 240 dat razy 3 minuty daje 720 minut, czyli 12 godzin miesięcznie.

Abonament dla trzech użytkowników w planie Mecenas.iT Premium kosztuje 447 zł netto (3 razy 149 zł, cennik odczytany 16 września 2026 roku). Stąd próg obojętności: 447 zł podzielone przez 12 godzin daje 37,25 zł za godzinę.

Jeżeli godzina pracy w kancelarii jest warta więcej niż 37,25 zł, sam kalendarz terminów spłaca abonament dla trzech osób. Ile kosztuje miesięcznie utrzymanie własnej aplikacji przy pięćdziesięciu płacących firmach, liczy osobny rachunek.

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Jeżeli aplikacja ma obsłużyć obcą kancelarię, sześć rzeczy musi istnieć przed pierwszą fakturą — każda jest warunkiem umowy, nie funkcją na później.

• Umowa powierzenia: przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania oraz osiem obowiązków przetwarzającego z artykułu 28 ustęp 3 RODO, w formie pisemnej lub elektronicznej.
• Lista podwykonawców i zgoda kancelarii — dalszy przetwarzający wymaga uprzedniej pisemnej zgody, a przy zgodzie ogólnej informowania o każdej zmianie (artykuł 28 ustęp 2 RODO).
• Zobowiązanie do zachowania tajemnicy dla każdej osoby z dostępem, także po stronie wykonawcy aplikacji (artykuł 28 ustęp 3 litera b RODO).
• Kopie zapasowe z udokumentowanym testem odtworzenia — artykuł 32 ustęp 1 RODO wymienia zdolność do szybkiego przywrócenia dostępu.
• Role i log dostępu do akt: kto, kiedy i do której sprawy zaglądał. Bez tego nie da się określić zakresu naruszenia tajemnicy.
• Procedura wyjścia z eksportem danych — po zakończeniu usługi przetwarzający usuwa albo zwraca dane i kasuje kopie (artykuł 28 ustęp 3 litera g RODO).

Do tego dochodzi zegar na zgłoszenie naruszenia: administrator zgłasza je organowi nadzorczemu w miarę możliwości nie później niż w 72 godziny od stwierdzenia (artykuł 33 RODO). Ile kosztuje dojście do pierwszych pięćdziesięciu klientów branżowych, rozpisuje tekst o sprzedaży aplikacji branżowej.

Kiedy gotowiec wygrywa?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Ceny pochodzą z cenników producentów; zestawienie starzeje się najszybciej, więc data odczytu stoi przy każdej pozycji.

Gotowiec wygrywa w kancelarii jedno- lub dwuosobowej, która nie wykonuje czynności objętych przepisami o praniu pieniędzy i nie potrzebuje własnych pól w kartotece. Za 15 zł netto miesięcznie dostaje portal informacyjny, rejestrację czasu pracy i faktury w KSeF — nie ma tu czego optymalizować.

Własna aplikacja wygrywa gdzie indziej: kiedy kalendarz terminów, ewidencja czasu, spis kosztów i kasowanie akt po 10 latach mają być jednym procesem, a liczba użytkowników mnoży cenę. Ceny gotowych programów dla ośmiu branż zbiera osobny przegląd cenników.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej bazy orzecznictwa i aktów prawnych. Treści są licencjonowane, a kancelaria i tak kupuje system informacji prawnej osobno; moduł od zera zaczyna od pustej bazy i nigdy jej nie dogoni.

Własnego edytora tekstu. Producenci gotowców dokładają wtyczki do edytora i klienta poczty, z których kancelaria już korzysta.

Obiegu przeciwdziałania praniu pieniędzy, dopóki kancelaria nie wykona pierwszej czynności z katalogu z artykułu 2 ustęp 1 punkt 14 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Obowiązek dotyczy czynności, nie zawodu, więc wcześniej moduł pilnuje pustego zbioru.

Własnej księgowości. Fakturę i tak przyjmuje KSeF; aplikacja ma ją wystawić i oddać dalej, nie prowadzić ksiąg.