Co musi umieć system rozliczeń dla szkoły językowej?

Tekst wygenerowany przez AI · Wydawca: Tomasz Niedźwiecki · zawiera oznaczoną reklamę jego usług

Co musi umieć system rozliczeń dla szkoły językowej?

Modułów z etykietą MUSI jest siedem i tylko jeden dotyczy faktury. Reszta to zdarzenia, które zmieniają pieniądze po obu stronach: odwołanie, odrobienie, rezygnacja i godzina lektora.

Kolumna „kto to ma” opisuje cenniki i strony funkcji sześciu producentów, odczytane 7 i 10 października 2026 roku. To przegląd redakcji według stanu prawnego na ten dzień, a nie porada prawna.

Źródło: cenniki i strony producentów (ActiveNow, Kivo, eduSky, DL PRO, LangLion, EduLion) oraz akty prawne z Dziennika Ustaw wskazane w tabeli, Sejm — ELI, odczyt 07.10.2026.

Siedem modułów MUSI to jeden model danych: zajęcie z terminem, salą i lektorem, do którego przypina się obecność, kwota dla kursanta i godzina dla lektora. Zbudowane osobno rozjadą się w pierwszym semestrze, podobnie jak w szkole zajęć dodatkowych. Wymagania dla innych branż zebrano w dziale Co musi umieć.

Jak wybrać system rozliczeń dla szkoły językowej — pięć pytań do dostawcy?

Zacznij od pytania o jednostkę ceny, bo ona decyduje o rachunku: sześciu producentów liczy od kursantów, od aktywnych uczniów albo od grup. Dwa produkty „po 299 zł” mogą oznaczać zupełnie inną szkołę, więc przelicz cenę na swoją strukturę.

Pięć pytań, na które cennik zwykle nie odpowiada:

• Kogo system uznaje za aktywnego kursanta i kiedy przestaje go liczyć do abonamentu?
• Czy odwołanie zajęć przelicza saldo kursanta i stawkę lektora z jednego zdarzenia, czy w dwóch miejscach?
• Czy lektor ma raport w godzinach zegarowych, a nie tylko w jednostkach lekcyjnych?
• Czy faktura dla firmy wychodzi do KSeF i niesie przepis zwolnienia z VAT na pozycji?
• Czy rozdziela kurs od podręcznika, żeby kasa dotyczyła tylko towarów?

Odpowiedź „tak” na wszystkie pięć daje gotowiec, który zastąpi arkusz. Każde „nie” to ręczna robota sekretariatu albo moduł dopłacany osobno, jak zdalne podpisywanie umów za 25 zł brutto w DL PRO (dodatek do abonamentu, okres niepodany; cennik, odczyt 7 października 2026 roku).

Jak rozliczyć lektora na zleceniu — stawka, godziny i terminy?

Lektor na umowie zlecenia musi dostać za każdą godzinę wykonania zlecenia co najmniej minimalną stawkę godzinową (rozporządzenia Rady Ministrów, odczyt 07.10.2026): 31,40 zł w 2026 roku i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 roku. Te same zasady obejmują lektora z jednoosobową działalnością, który nie zatrudnia pracowników ani zleceniobiorców.

Stan prawny: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, odczyt 07.10.2026.

Podstawa: art. 1 pkt 1b i art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. 2024 poz. 1773). Stawki: rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 roku i z 14 września 2026 roku (Dz.U. 2025 poz. 1242 i Dz.U. 2026 poz. 1213).

Z ustawy wynikają trzy wymagania dla systemu. Przy umowie dłuższej niż miesiąc wypłata idzie co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ust. 6). Sposób potwierdzania liczby godzin określa umowa (art. 8b), a dokumenty potwierdzające godziny przechowuje się 3 lata od wymagalności wynagrodzenia (art. 8c, ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, odczyt 07.10.2026).

Stan prawny: ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, odczyt 07.10.2026.

Pułapka siedzi w jednostce. Ustawa liczy godzinę wykonania zlecenia, a szkoła zwykle liczy jednostkę lekcyjną 45 minut: 23 zł za jednostkę to 30,67 zł za godzinę zegarową (szacunek własny: 23 zł × 60 ÷ 45), czyli mniej niż minimum, jeśli lektor pracuje tylko w czasie lekcji. Czy wlicza się przygotowanie, zależy od umowy i stanu faktycznego.

Dlatego system trzyma obie miary: jednostki lekcyjne do rozliczenia z kursantem i godziny zegarowe do kontroli stawki lektora. Lektor z 60 godzinami zegarowymi w miesiącu musi dostać co najmniej 1 884 zł w 2026 roku (szacunek własny: 60 × 31,40 zł) i 1 938 zł w 2027 roku (60 × 32,30 zł).

Szacunek własny: godziny × stawka z rozporządzeń (odczyt 07.10.2026).

Wypłata poniżej minimalnej stawki to wykroczenie zagrożone grzywną od 1 000 do 30 000 zł (art. 8e tej ustawy, odczyt 07.10.2026). Godzina odwołana, odrobiona i zastępstwo to trzy różne pozycje w rozliczeniu lektora, a ich źródłem musi być ten sam kalendarz, z którego idzie saldo kursanta.

Kursant: pakiet, odrabianie i zwrot przy rezygnacji

Jedno odwołane zajęcie dotyka czterech rzeczy naraz: grafiku, salda kursanta, rozliczenia lektora i obłożenia sali. System, który zapisuje odwołanie jako notatkę, obsługuje jedną z nich i przesuwa trzy pozostałe na sekretariat.

Model, który to wytrzymuje, ma zdarzenie odwołania z powodem, terminem odrobienia i skutkiem finansowym osobnym dla kursanta i lektora. Odrobienie jest wtedy nowym terminem powiązanym z odwołanym, a nie korektą w dwóch arkuszach.

Zapis przez internet to umowa zawarta na odległość. Konsument może od niej odstąpić w 14 dni bez podawania przyczyny (art. 27 ustawy o prawach konsumenta, Dz.U. 2026 poz. 1244).

Jeśli zajęcia ruszyły w tym terminie na wyraźne żądanie kursanta, płaci on za zajęcia odbyte do odstąpienia, proporcjonalnie do ceny z umowy (art. 35 w związku z art. 21 ust. 2). System musi więc zapisać żądanie z datą i umieć policzyć kwotę za część kursu.

Jak policzyć zwrot, gdy kursant odstępuje od umowy po pierwszych zajęciach?

Zwrot to cena kursu pomniejszona o część proporcjonalną do odbytych zajęć. Rachunek przykładowy (szacunek własny, ceny i liczby założone): semestr 30 jednostek za 2 400 zł, kursant odstępuje w 14 dni po 6 odbytych jednostkach na swoje żądanie.

System musi więc trzymać cenę za jednostkę z umową, nie tylko saldo. Przy ratach dochodzi pytanie, ile kursant już wpłacił: zwrot to różnica między wpłatami a należnością za odbyte zajęcia. Przy samej pierwszej racie 800 zł zwrot to 320 zł (szacunek własny: 800 zł − 480 zł).

Szacunek własny: kwoty założone jak wyżej, 10.10.2026.

Ten rachunek nie zastępuje oceny prawnej konkretnej umowy. Wynika z niego jedno wymaganie: zdarzenie odstąpienia ma datę, liczbę odbytych jednostek i kwotę, którą system policzy sam.

Faktura, KSeF i kasa: co system wystawia?

Zwolnienie z VAT dla nauki języków stoi w art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT i obowiązuje od 1 stycznia 2011 roku. Czy Twoja usługa się w nim mieści, zależy od stanu faktycznego, a kryteria są polami w systemie.

• Czy to nauczanie języka, czy coś sprzedawanego razem z nim (materiały, obóz, tłumaczenie).
• Czy podmiot jest jednostką objętą systemem oświaty — wtedy właściwy jest pkt 26.
• Czy to prywatne nauczanie świadczone przez nauczyciela (pkt 27), czy usługa szkoły jako firmy.
• Czy kurs jest kształceniem zawodowym albo przekwalifikowaniem (pkt 29).
• Czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 — to odrębna ścieżka.

Przy sprzedaży zwolnionej z VAT fakturę wystawia się na żądanie nabywcy, także firmy, zgłoszone w ciągu 3 miesięcy (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2). Wskazuje ona przepis zwolnienia (art. 106e ust. 1 pkt 19), więc to pole przypięte do pozycji cennika. Stan prawny: ustawa o VAT, odczyt 07.10.2026.

Fakturę dla firmy wystawia się w KSeF od 1 kwietnia 2026 roku, a do końca 2026 roku do 10 000 zł z podatkiem miesięcznie wolno ją wystawić poza systemem (art. 145m). Fakturę dla osoby prywatnej można wystawić w KSeF dobrowolnie.

Kasa działa inaczej niż faktura. Usługi w zakresie edukacji są zwolnione z ewidencji na kasie (poz. 34 załącznika do rozporządzenia z 17 grudnia 2024 roku, Dz.U. 2024 poz. 1902), ale najdalej do 31 grudnia 2027 roku.

Podręcznik sprzedany kursantowi to towar, a nie usługa edukacyjna. Czy wymaga kasy, zależy od progu 20 000 zł (rozporządzenie, odczyt 07.10.2026) i udziału sprzedaży zwolnionej w całej sprzedaży. System musi więc rozdzielać kursy i towary w każdej sprzedaży, a kasę i paragon opisuje tekst o kasie wirtualnej i paragonie z systemu.

Źródło: rozporządzenie Dz.U. 2024 poz. 1902, odczyt 07.10.2026.

Przypomnienie o płatności a oferta na nowy semestr — czym się różnią?

Podstawą prawną, a nie treścią. Zakaz wysyłania informacji handlowej bez uprzedniej zgody odbiorcy stoi w art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej, obowiązującego od 10 listopada 2024 roku.

Przypomnienie „jutro mija termin raty za październik” wykonuje umowę, którą kursant zawarł. Wiadomość „zapisy na semestr wiosenny ruszyły, do 15 stycznia taniej” to marketing bezpośredni i wymaga wcześniejszej zgody. Każdy adres i numer musi więc mieć zapisaną podstawę: umowa albo zgoda, z datą i kanałem.

Ile kosztuje gotowy system rozliczeń przy 80, 300 i 900 kursantach?

Cena gotowca rośnie razem ze szkołą, ale nie każdy producent publikuje progi. Poniżej ceny z cenników, w złotych miesięcznie; kwoty brutto przeliczono na netto przy VAT 23% (cenniki producentów, odczyt 07.10.2026 i 10.10.2026). Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów.

Źródło: cennik eduSky i cenniki pozostałych producentów, odczyt 07.10.2026 i 10.10.2026.

Założenia własnego rachunku, każde do podważenia osobno:

• Baza i warstwa serwerowa: Supabase Pro, 25 USD miesięcznie; hosting: Vercel Pro, jedno miejsce dewelopera, 20 USD miesięcznie (cenniki producentów, odczyt 7 października 2026).
• Kurs dolara 3,9111 zł, tabela A NBP nr 195/A/NBP/2026 z 7 października 2026 roku, więc 45 USD to 176 zł.
• Grupa liczy 8 kursantów — to założenie własne, nie dana rynkowa; od niego zależy wiersz DL PRO.
• Rachunek nie obejmuje pracy człowieka ani kosztu zbudowania systemu.

Przy 80 kursantach gotowiec z fakturami kosztuje 165–243 zł netto (Kivo 165, ActiveNow 180, eduSky 221,95, DL PRO 243,09; KSeF w cenniku mają eduSky i DL PRO) wobec 176 zł samej infrastruktury własnej.

To przypadek, w którym własny system przegrywa i mała szkoła powinna kupić gotowca. Dane: cenniki Kivo i ActiveNow z 10.10.2026 oraz eduSky i DL PRO z 07.10.2026.

Przy 900 kursantach jest odwrotnie: 1 040–1 176 zł netto u Kivo, ActiveNow i eduSky wobec 176 zł infrastruktury, która nie rośnie z liczbą osób; różnicę zjada praca właściciela. Rachunek utrzymania rozpisuje osobny artykuł o kosztach miesięcznych, a ten sam wybór przy cenniku z prowizją — porównanie dla salonu.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej platformy wideo i własnej bazy ćwiczeń. Zajęcia online obsługują dojrzałe usługi, a materiały do nauki mają wydawców i licencje — DL PRO sprzedaje podręczniki online jako dodatek za 9 zł brutto (cennik, odczyt 7 października 2026 roku).

Własnej bramki SMS i obsługi płatności. Jedno i drugie kupuje się jako usługę z ceną za sztukę albo prowizją. W pierwszej wersji liczy się to, czego nikt za Ciebie nie zrobi: saldo kursanta, odrabianie i godziny lektora w jednym kalendarzu.