Co musi umieć aplikacja dla szkoły językowej — grafik, rozliczenia i odrabianie zajęć?

Co musi mieć aplikacja dla szkoły językowej?

Modułów z etykietą MUSI jest siedem, a tylko jeden z nich to dziennik. Rdzeń to trójkąt lektor–grupa–sala: termin zajmuje trzy zasoby naraz, więc odwołanie rusza wszystkie. Reszta wynika z przepisu albo z kosztu pracy sekretariatu.

Grafik z odwoływaniem i saldo kursanta to jeden model danych — zbudowane osobno rozjadą się w pierwszym semestrze. Kalendarz obowiązków, w tym e-Doręczenia od 1 października 2026 roku, prowadzi osobne zestawienie.

Dlaczego odrabianie zajęć to model danych, a nie wyjątek?

Jedno odwołane zajęcie dotyka czterech rzeczy naraz: grafiku, salda kursanta, rozliczenia lektora i obłożenia sali. System, który zapisuje odwołanie jako notatkę, obsługuje jedną z nich i przesuwa trzy pozostałe na sekretariat.

Skutki widać po miesiącu. Kursant ma pełną ratę za kurs krótszy o jedne zajęcia, lektor ma w zestawieniu godzinę, której nie przeprowadził, a sala stoi wolna, więc grupa odrabiająca idzie do wynajętego pomieszczenia.

Model, który to wytrzymuje, ma zdarzenie odwołania z powodem, terminem odrobienia i skutkiem finansowym osobnym dla kursanta i lektora. Odrobienie jest wtedy nowym terminem powiązanym z odwołanym, nie korektą w dwóch arkuszach.

To jest pytanie do producenta przed podpisem: czy odwołanie zajęć jest zdarzeniem z konsekwencjami, czy polem tekstowym.

Czy zwolnienie z VAT zmienia obieg dokumentu?

Zmienia, i to w miejscu, które trafia wprost do bazy danych. Zwolnienie dla nauki języków obcych stoi w art. 43 ust. 1 pkt 28 ustawy o VAT.

Przepis zwalnia „usługi nauczania języków obcych oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane, inne niż wymienione w pkt 26, pkt 27 i pkt 29”. Punkt dodano ustawą z 29 października 2010 roku (Dz.U. 2010 nr 226 poz. 1476) i obowiązuje od 1 stycznia 2011 roku.

To, czy Twoja usługa mieści się w tym przepisie, zależy od stanu faktycznego i tego artykułu nie rozstrzyga. Kryteria są policzalne, a każde jest polem w systemie.

• Czy to nauczanie języka obcego, czy coś sprzedawanego razem z nim (materiały, obóz, tłumaczenie).
• Czy podmiot jest jednostką objętą systemem oświaty — wtedy właściwy jest pkt 26.
• Czy to prywatne nauczanie świadczone przez nauczyciela (pkt 27), czy usługa szkoły jako firmy.
• Czy kurs jest kształceniem zawodowym albo przekwalifikowaniem (pkt 29) — inna podstawa, inne warunki.
• Czy korzystasz ze zwolnienia podmiotowego z art. 113 — to odrębna ścieżka.

Konsekwencja dla systemu jest jedna: faktura bez podatku musi wskazywać podstawę zwolnienia, więc jest to pole przypięte do pozycji cennika, a nie tekst wpisywany ręcznie przy każdej fakturze.

Wymaga tego art. 106e ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT, obowiązujący od 1 stycznia 2014 roku (Dz.U. 2013 poz. 35).

Przypomnienie o zajęciach a oferta na nowy semestr — czym się różnią w systemie?

Podstawą prawną, a nie treścią. Zakaz wysyłania informacji handlowej bez uprzedniej zgody odbiorcy stoi w art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej.

Ustawa weszła w życie 10 listopada 2024 roku (Dz.U. 2024 poz. 1221). Przepis dopuszcza wysyłkę, „chyba że uprzednio wyraził on na to zgodę”, a kara sięga 3% przychodu albo miliona złotych — stosuje się kwotę wyższą.

Przypomnienie „jutro o 17:00 masz zajęcia w sali 2” nie jest informacją handlową: to wykonanie umowy, którą kursant zawarł. Wiadomość „zapisy na semestr wiosenny ruszyły, do 15 stycznia taniej” to marketing bezpośredni i wymaga wcześniejszej zgody.

To wymaganie funkcjonalne, nie zastrzeżenie w regulaminie. Wysyłka musi mieć dwa rozłączne kanały, a każdy adres i numer — zapisaną podstawę: umowa albo zgoda, z datą, treścią i kanałem, którego dotyczy. Ciężar wykazania zgody leży po stronie wysyłającego.

Zgodę można wyrazić przez udostępnienie adresu elektronicznego w celu otrzymywania informacji handlowej (art. 398 ust. 2). Formularz zapisu na kurs sam z siebie takim udostępnieniem nie jest.

Ile kosztuje gotowiec przy Twojej liczbie kursantów?

Cena gotowca rośnie razem ze szkołą: trzech z sześciu producentów publikuje próg albo kalkulator liczby kursantów. Poniżej ta sama szkoła na progach 80, 300 i 900 kursantów. Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów.

Założenia własnego rachunku, każde do podważenia osobno:

• Baza i warstwa serwerowa: Supabase Pro, od 25 USD miesięcznie (cennik producenta, odczyt 2 września 2026).
• Hosting aplikacji: Vercel Pro, jedno miejsce dla dewelopera, 20 USD miesięcznie (cennik producenta, odczyt 2 września 2026).
• Kurs dolara: 3,7423 zł, tabela A NBP nr 170/A/NBP/2026 z 2 września 2026 r. Stąd 45 USD to 168 zł.
• Grupa liczy 8 kursantów, lektor prowadzi 6 grup — to założenie własne, nie dana rynkowa; podstaw swoje liczby i przelicz wiersze DL PRO i eduSky.
• SMS liczony osobno: od 0,17 zł netto za wiadomość w prepaid (cennik SMSAPI, próg zasilenia 49–499,99 zł, odczyt 2 września 2026); ten koszt ponosi też gotowiec po wyczerpaniu limitu.
• Rachunek nie obejmuje pracy człowieka ani kosztu zbudowania aplikacji; prowizje od płatności cyklicznych liczy osobne zestawienie.

Rachunek odwraca się między 80 a 300 kursantami. Przy 80 kursantach trzy z czterech znanych cen są niższe od 168 zł własnej infrastruktury: eduSky 72 zł, DL PRO 99 zł i Kivo 165 zł. ActiveNow za 180 zł jest droższy o 12 zł.

To przypadek, w którym własna aplikacja przegrywa: w tych kwotach gotowiec dokłada KSeF, płatności i wsparcie, których w rachunku 168 zł nie ma. Rachunek utrzymania rozpisuje osobny artykuł.

Przy 900 kursantach jest odwrotnie: 1 040–1 116 zł miesięcznie u producentów liczących od kursantów wobec 168 zł infrastruktury, która nie rośnie z liczbą osób. Różnicę zjada praca właściciela. Ten sam wybór przy cenniku z prowizją opisuje porównanie dla salonu.

Które platformy dla szkół językowych publikują cennik?

Sprawdziliśmy sześć produktów: LangLion, EduLion, ActiveNow, Kivo, eduSky i DL PRO. Kanały: wyszukiwarka dla hasła „program do zarządzania szkołą językową”, strony cenników producentów i sekcje FAQ, 2 września 2026 roku.

Sześć z sześciu podaje jakąś kwotę bez rozmowy z handlowcem. Postaci są nieporównywalne: dwa cenniki progowe (ActiveNow, DL PRO), dwa kalkulatory liczby kursantów (EduLion, Kivo), jedna stawka za konto lektora (eduSky) i jedna kwota wyjściowa (LangLion).

Wycena na zapytanie zaczyna się dopiero na górze skali: ActiveNow powyżej 1 500 uczniów i EduLion powyżej 1 000 kursantów odsyłają do kontaktu, a Kivo część modułów wycenia indywidualnie.

Druga obserwacja dotyczy jednostki: ceny liczy się od kursantów, od grup albo od kont lektorów, więc dwa produkty „po 299 zł” mogą znaczyć zupełnie inną szkołę. Porównanie zaczyna się od przeliczenia na własną strukturę.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnej platformy wideo. Zajęcia online obsługują dojrzałe usługi z gotowymi interfejsami, a wideo w przeglądarce to problem inżynierski na lata. Wystarczy link spotkania przypięty do terminu.

Własnego kursu z treściami. Materiały do nauki języka mają wydawców i licencje, a własna baza ćwiczeń to osobny biznes obok szkoły. Część producentów sprzedaje to jako płatny moduł.

Własnej bramki SMS i obsługi płatności. Jedno i drugie kupuje się jako usługę z cennikiem za sztukę albo prowizją. W pierwszej wersji liczy się to, czego nikt za Ciebie nie zrobi: grafik, saldo i odrabianie.