Co musi umieć aplikacja dla szkoły zajęć dodatkowych dla dzieci — grupy, opłaty i odrabianie zajęć?

Co musi umieć aplikacja dla szkoły zajęć dodatkowych?

Modułów z etykietą MUSI jest sześć. Czy w tej branży jest miejsce na nowy produkt, rozstrzyga Pomysł na aplikację dla szkoły zajęć dodatkowych dla dzieci — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka? Ten tekst zaczyna się krok dalej.

To przegląd redakcji, stan prawny na 30 września 2026 roku, a nie porada prawna. Kolumna o konkurencji opisuje cenniki i strony dziewięciu programów dla szkół zajęć, klubów i korepetytorów, odczytane tego samego dnia: ActiveNow, Klasera, Schooleo, Swiplo, SportsManago, PlayTeam, SportBM, Vibeclass i Lekti.

Wszystkie moduły MUSI trzymają się jednego obiektu: miejsca dziecka w grupie w danym miesiącu. Z niego wynika opłata, odrobienie, wpłata do przypisania i lista osób z kadry, które mogą tę grupę prowadzić.

Zgody na oferty kolejnego semestru i kryteria zwolnienia z VAT dla nauki języków opisuje Co musi umieć aplikacja dla szkoły językowej — grafik, rozliczenia i odrabianie zajęć? — tu ich nie powtarzamy.

Kasa, faktura i KSeF: co zmienia rodzaj zajęć?

Rodzaj zajęć decyduje o kasie fiskalnej. Rozporządzenie o zwolnieniach zwalnia z kasy usługi w zakresie edukacji, ale wyłącza z tej pozycji pozaszkolne zajęcia sportowe i rekreacyjne, szkoły i instruktorów tańca oraz naukę jazdy.

Podstawa: pozycja 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 roku, Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 1902. Zwolnienia działają w danym roku podatkowym, najpóźniej do 31 grudnia 2027 roku.

Akademia sportowa i szkoła tańca pracują bez kasy w dwóch typowych przypadkach. Pierwszy to sprzedaż osobom prywatnym do 20 000 zł w poprzednim roku (paragraf 3 ustęp 1 punkt 1). Drugi to zapłata w całości za pośrednictwem banku, poczty lub SKOK, gdy z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej usługi dotyczyła (pozycja 42).

Dla aplikacji to wymaganie na poziomie rekordu wpłaty: dziecko, grupa, miesiąc i kanał zapłaty. Wpłata gotówką na recepcji za zajęcia nie spełnia warunku zapłaty „w całości” przez bank, więc system powinien ją oznaczyć, zanim zrobi to kontrola.

Podatek VAT to osobna warstwa. Zwolnienie podmiotowe obejmuje od 1 stycznia 2026 roku sprzedaż do 240 000 zł rocznie. Sprzedaży zwolnionej z artykułu 43 ustęp 1 nie wlicza się do limitu, poza wyjątkami, wśród których nie ma edukacji (artykuł 113 ustęp 1 i ustęp 2 punkt 2 ustawy o VAT).

Korepetycje i zajęcia placówki oświatowej mają własne zwolnienia przedmiotowe. Punkt 27 artykułu 43 ustęp 1 obejmuje prywatne nauczanie na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym, świadczone przez nauczycieli. Punkt 26 obejmuje kształcenie i wychowanie w jednostkach objętych systemem oświaty według Prawa oświatowego. Czy konkretna usługa się w nich mieści, zależy od stanu faktycznego.

KSeF obejmuje faktury dla firm i instytucji, a fakturę dla rodzica wyłącza (artykuł 106ga ustęp 2 punkt 4). Fakturę dla przedszkola, szkoły albo firmy zamawiającej zajęcia wystawia się w KSeF. Do 31 grudnia 2026 roku wolno poza nim, jeśli faktury z miesiąca łącznie z podatkiem nie przekraczają 10 000 zł (artykuł 145m ustęp 1).

Protokoły kas i interfejs KSeF opisuje Czy własna aplikacja może wystawić paragon albo fakturę — co z kasą fiskalną, kasą wirtualną i KSeF w 2026 roku? Terminy dla mikrofirm rozpisuje Od kiedy KSeF obowiązuje mikrofirmy i JDG i co musi umieć narzędzie, które wystawia im faktury?

Kadra i standardy ochrony małoletnich: co aplikacja musi zapisać?

Każda osoba, która prowadzi zajęcia, potrzebuje w systemie teczki z czterema datami: wydruku z rejestru sprawców i z rejestru Państwowej Komisji, informacji z KRK, oświadczeń i szkolenia ze standardów. Dotyczy to etatu, zlecenia, własnej firmy i wolontariatu, bo przepis mówi o każdym dopuszczeniu do działalności.

Cudzoziemiec przedkłada też informację z rejestru państwa obywatelstwa, a każdy — oświadczenie o państwach zamieszkania z ostatnich 20 lat z klauzulą o odpowiedzialności karnej (artykuł 21 ustęp 4, 5 i 8). To pola formularza, nie załącznik wrzucany luzem.

Najważniejsza reguła jest prosta: osoba bez kompletu nie trafia do grafiku grupy. Dopuszczenie jej bez informacji z rejestru grozi aresztem, ograniczeniem wolności albo grzywną nie niższą niż 1 000 zł (artykuł 23 ustęp 2).

Interfejsu do zapytań dla systemów zewnętrznych strona Ministerstwa Sprawiedliwości nie opisuje: jest konto w rejestrze i zapytanie podpisane podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Wydruk organizator dołącza do dokumentacji (artykuł 21 ustęp 9), więc system przechowuje wydruk i jego datę.

Informacja z KRK to dane dotyczące wyroków skazujących, które RODO traktuje osobno (artykuł 10). Teczkę widzi tylko osoba odpowiedzialna, a nie każdy trener z dostępem do grafiku.

Druga połowa to standardy: wersja pełna i skrócona z datą publikacji na stronie, lista osób przeszkolonych i data ostatniej oceny z terminem następnej. Kontrolujący z gminy, starostwa albo urzędu marszałkowskiego wchodzi w godzinach od 8 do 18 i może żądać okazania dokumentów (artykuł 22x ustęp 1 i 4).

Półkolonie i obozy: kiedy moduł wypoczynku staje się obowiązkowy?

Staje się obowiązkowy w dniu, w którym szkoła organizuje wypoczynek trwający nieprzerwanie co najmniej dwa dni w czasie ferii albo przerwy świątecznej. Zgłoszenie trafia do kuratora oświaty przez bazę wypoczynku prowadzoną przez ministra edukacji, a wypoczynek może się odbyć dopiero po umieszczeniu go w bazie (artykuł 92d ustęp 7 i 92h ustęp 1).

Aplikacja musi oddać dane do zgłoszenia: termin, adres, liczbę uczestników, program i kadrę z kwalifikacjami. Zmianę kadry albo terminu zgłasza się kuratorowi niezwłocznie, bo inaczej grozi grzywna (artykuł 92i i 96a).

Karta kwalifikacyjna ma dwie strony: organizator wpisuje dane wypoczynku, a rodzic — dane uczestnika, w tym istotne dane o stanie zdrowia i numer PESEL (artykuł 92k ustęp 2–4). Dane o zdrowiu to szczególna kategoria z artykułu 9 RODO, więc karta ma osobne uprawnienia.

Zgłoszenie znika z bazy 30 dni po końcu ferii, a organizator przechowuje dokumentację jeszcze przez 5 lat od tego dnia (artykuł 92h ustęp 2 i 4). Moduł musi więc liczyć datę usunięcia, a nie datę końca turnusu.

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Gdy aplikację kupuje inna szkoła, dane jej rodziców, dzieci i kadry trafiają na Twój serwer. To powierzenie przetwarzania, które wymaga umowy określającej przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania (artykuł 28 RODO).

• Umowa powierzenia z każdą szkołą i lista podprocesorów: hosting, poczta, SMS, operator płatności, kopie zapasowe.
• Rozdzielenie danych szkół i trzy poziomy dostępu: grafik dla prowadzących, rozliczenia dla właściciela, teczki kadry i karty kwalifikacyjne tylko dla osoby odpowiedzialnej.
• Kopie zapasowe ze sprawdzonym odtworzeniem, bo dokumentację wypoczynku szkoła musi mieć przez 5 lat.
• Eksport przy wyjściu: grupy, wpłaty z przypisaniem do zajęć, teczki kadry z datami i archiwum wypoczynku.
• Procedura naruszenia: administrator zgłasza je organowi nadzorczemu w miarę możliwości w 72 godziny od stwierdzenia (artykuł 33 RODO), więc szkoła musi dowiedzieć się od Ciebie szybciej.

Co z tego wdraża się w kodzie, rozdziela RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie? Koszt działania przy pięćdziesięciu klientach liczy osobny rachunek utrzymania, a drogę do nich — policzony scenariusz sprzedaży.

Kiedy gotowiec wygrywa?

Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów i nie mamy w nich udziału. Ceny pochodzą z cenników producentów odczytanych 30 września 2026 roku; rachunek dotyczy szkoły albo klubu ze 100 dziećmi przy płatności miesięcznej.

Rozstrzał wynosi od 0 zł do 250 zł miesięcznie przy tej samej liczbie dzieci, ale kwot nie da się porównać wprost: dwa cenniki podają netto, trzy brutto, a dwa nie mówią tego wcale. Zgłoszenia wypoczynku do kuratora nie znaleźliśmy u żadnego producenta, a dokumenty kadry opisuje tylko SportsManago.

W trzech sytuacjach odpowiedź brzmi „kup gotowca”:

• Klub albo akademia do 100 zawodników bez półkolonii: PlayTeam za 2 zł brutto miesięcznie od aktywnego zawodnika obsłuży obecności i składki od razu. Darmowe konto SportsManago mieści do 100 zawodników, ale zakresu jego funkcji cennik nie podaje.
• Szkoła do 50 uczniów, która potrzebuje grafiku, opłat i odrabiania: ActiveNow Premium 50 za 125 zł netto miesięcznie. Klasera za 69 zł brutto miesięcznie ma grafik i opłaty, ale odrabiania w opisie funkcji nie wymienia.
• Korepetytor z kilkoma uczniami: Lekti w planie Basic kosztuje 39 zł miesięcznie przy płatności rocznej, do 10 aktywnych uczniów; producent wystawia fakturę bez VAT.

Własna aplikacja wygrywa dopiero wtedy, gdy obsługuje to, czego gotowce nie opisują — teczkę kadry z blokadą grafiku, zgłoszenie wypoczynku i warunek pracy bez kasy — i gdy jej koszt rozkłada się na wiele szkół. Ile kosztuje przez trzy lata, liczy Ile kosztuje aplikacja przez 3 lata, a nie w dniu odbioru?

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Dziennika ocen i postępów. To treść zajęć, a nie ich organizacja, i gotowce już go mają — ActiveNow wymienia e-dziennik z ocenami i notatkami w cenniku.

Automatycznego zapytania do rejestru sprawców. Ministerstwo opisuje drogę przez konto i podpisane zapytanie, a nie interfejs dla systemów zewnętrznych, więc pierwsza wersja przechowuje wydruk, jego datę i blokuje grafik bez kompletu.

Własnej bramki płatności, SMS i sprzedaży strojów. Płatności i wiadomości kupuje się jako usługę z cennikiem, a sprzedaż sprzętu mają już PlayTeam i SportsManago.

Natywnej aplikacji dla rodziców i katalogu zajęć. Panel w przeglądarce wystarcza, a katalog działa dopiero przy dużej liczbie szkół. Zakres pierwszej wersji pomaga spisać Jak spisać zakres pierwszej wersji aplikacji (MVP), żeby wycena i termin miały sens?