Co musi umieć aplikacja dla warsztatu samochodowego — zlecenia, VIN, magazyn części i rozliczenia?

Co musi umieć aplikacja dla warsztatu samochodowego?

Modułów z etykietą MUSI jest jedenaście. Na pytanie aplikacja dla warsztatu samochodowego — czy jest tu jeszcze miejsce? odpowiada osobny rachunek nasycenia; ten tekst zaczyna się krok dalej, od listy funkcji.

Podstawa dla kasy online: artykuł 145b ustęp 1 punkt 1 litera a oraz ustęp 3 punkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dziennik Ustaw z 2025 roku pozycja 775).

Podstawa dla odpadów: artykuły 50, 66, 67, 71, 75 i 76 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dziennik Ustaw z 2023 roku pozycja 1587).

Podstawa dla zlecenia, kosztorysu i gwarancji: artykuły 568, 577, 581, 627, 630 i 638 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku — Kodeks cywilny (Dziennik Ustaw z 2026 roku pozycja 795).

Dlaczego ewidencja odpadów jest osobnym modułem, a nie zakładką?

Załącznik ze zwolnieniami z ewidencji odpadów ma 41 pozycji i nie ma wśród nich ani jednego odpadu typowego dla warsztatu. Sprawdziliśmy to kod po kodzie.

• 13 02 05* i 13 02 08* — oleje silnikowe, przekładniowe i smarowe; niebezpieczne.
• 16 01 07* — filtry olejowe; niebezpieczne.
• 15 02 02* — czyściwo zanieczyszczone substancjami niebezpiecznymi.
• 16 06 01* — akumulatory ołowiowe.
• 16 01 03 — zużyte opony; inne niż niebezpieczne, też bez zwolnienia.

Stąd trzy obowiązki: wpis do rejestru na wniosek, karta przekazania przy każdym odbiorze z kartą ewidencji na każdy kod oraz sprawozdanie do 15 marca. Brak wniosku to areszt albo grzywna, brak sprawozdania — grzywna.

Najciekawszy jest próg 100 kilogramów odpadów niebezpiecznych rocznie: poniżej wystarczy ewidencja uproszczona, czyli sama karta przekazania.

Ile to wymian oleju? Przy założeniach 4,5 litra na wymianę i gęstości 0,88 kilograma na litr jedna wymiana daje 3,96 kilograma. Po 25 wymianach jest 99 kilogramów, więc próg przekracza dopiero dwudziesta szósta.

Obie liczby są założeniami, nie pomiarem, a filtry i zaolejone czyściwo dokładają się do tej samej sumy. Masa odpadów niebezpiecznych musi więc być polem liczonym narastająco, z ostrzeżeniem przed progiem.

Jak wygląda po stronie kodu wymiana dokumentów z rejestrem, rozkłada tekst o kartach przekazania odpadów przez interfejs BDO.

Na ośmiu stronach produktowych i cennikach odczytanych 16 września 2026 roku nie ma słowa „BDO”, „KPO” ani „odpady”. To nie dowód, że tych funkcji nigdzie nie ma; to dowód, że nikt ich nie sprzedaje.

Co daje interfejs dystrybutora części, a czego nie da żaden?

Publiczna dokumentacja interfejsu Inter Cars wymienia siedem grup operacji: dane klienta, stany magazynowe, ceny, złożenie zamówienia, dostawę, fakturę i kategorie katalogu. Limit jest twardy — najwyżej 100 indeksów w jednym zapytaniu o stan i o cenę.

Rejestracja idzie mailem, a klient dostaje poświadczenia do środowiska testowego i produkcyjnego. Cennika ani limitu zapytań na minutę tam nie znaleźliśmy; jest za to zdanie, że interfejs jest dedykowany większym klientom.

Druga warstwa to katalog zamienników: największy deklaruje ponad 9 800 000 artykułów, ponad 1 000 producentów i ponad 190 000 pojazdów, z wyszukiwaniem po numerze VIN. Publicznego cennika dostępu nie znaleźliśmy.

Trzecia warstwa to historia pojazdu. Rządowa usługa jest bezpłatna, wymaga numeru rejestracyjnego, numeru VIN i daty pierwszej rejestracji, a zwraca ważność badania technicznego i OC, liczbę właścicieli oraz stany licznika z badań od 2014 roku.

Publicznego interfejsu do tych danych nie ma. Otwarte API rejestru pojazdów filtruje po województwie i zakresie dat, a parametru z numerem VIN w jego specyfikacji nie znaleźliśmy.

Wniosek dla pierwszej wersji: stan licznika wpisuje przyjmujący pojazd, przy każdym zleceniu, i pole jest obowiązkowe.

Ile kosztuje dziś komplet modułów obowiązkowych?

Sprawdziliśmy osiem cenników producentów 16 września 2026 roku: siedem podaje kwotę, jeden liczy ją w konfiguratorze. Nie sprzedajemy żadnego z porównywanych systemów.

Rozpiętość płatnych abonamentów jest blisko trzydziestokrotna: od 16,99 zł netto za użytkownika do 499 zł netto za firmę z pięcioma pracownikami.

Rachunek dla warsztatu z trzema stanowiskami i trzema kontami, z jawnymi założeniami:

• Trzy konta, 60 zleceń miesięcznie, dwa odbiory odpadów miesięcznie. Założenie, nie pomiar.
• Program: najtańszy z tych, które nazywają KSeF, czyli 16,99 zł netto za użytkownika.
• Godzina pracy osoby prowadzącej papiery wyceniona na 60 zł. Założenie.
• Ewidencja odpadów prowadzona ręcznie, bo nie ma jej w żadnym z ośmiu cenników.

Wynik: 110,97 zł netto miesięcznie, z czego 60,00 zł to czas na czynność, której nie nazywa żaden z ośmiu cenników.

Utrzymanie własnej aplikacji przy pięćdziesięciu klientach liczy osobna tabela, a poziom cen w innych branżach — zestawienie z cenników producentów.

Co musi być gotowe przed pierwszym płatnym klientem?

Pięć rzeczy, zanim w bazie pojawi się obcy warsztat.

• Umowa powierzenia z listą podprocesorów: przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania oraz rodzaj danych (artykuł 28 ustęp 3 RODO).
• Tryb zgłaszania zmiany podprocesora, żeby warsztat mógł wyrazić sprzeciw.
• Zgłoszenie naruszenia bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 72 godziny (artykuł 33 ustęp 1 RODO).
• Kopie zapasowe z próbnym odtworzeniem oraz role i log dostępu do kartoteki, rozdzielone na warsztaty.
• Harmonogram retencji z terminem kasowania jako zadanie w kodzie, nie zapis w regulaminie.

Retencja ma dwa zegary. Dokumenty księgowe trzyma się do przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli pięć lat od końca roku, w którym minął termin płatności; rękojmia i gwarancja biegną dwa lata.

Dłuższy zegar wygrywa, ale nie dla wszystkich pól: numer zebrany do wiadomości handlowej znika razem z wycofaniem zgody.

Powiadomienie o pojeździe gotowym do odbioru jest wykonaniem umowy, a przypomnienie o przeglądzie bywa marketingiem bezpośrednim. Granica biegnie po treści, nie po kanale, więc szablon musi mieć w bazie swój typ.

Podstawa retencji: artykuł 5 ustęp 1 litera e RODO oraz artykuł 86 paragraf 1 i artykuł 70 paragraf 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku — Ordynacja podatkowa (Dziennik Ustaw z 2026 roku pozycja 622).

Podstawa zgód: artykuł 398 ustęp 1 i 2 ustawy z dnia 12 lipca 2024 roku — Prawo komunikacji elektronicznej (Dziennik Ustaw z 2024 roku pozycja 1221), stosowany od 10 listopada 2024 roku.

Co wdrożyć w kodzie, a co zostaje w dokumentach, rozkłada RODO w aplikacji dla firmy — co wdrożyć w kodzie, a nie tylko w regulaminie?

Kiedy gotowiec wygrywa?

W trzech sytuacjach odpowiedź brzmi „kup gotowca” i nie ma z czym dyskutować.

• Warsztat jedno- lub dwuosobowy bez magazynu: za 16,99 zł netto na użytkownika albo 39 zł netto za całe konto dostaje zlecenia, kartotekę i wydruki.
• Warsztat poniżej progu 100 kilogramów odpadów niebezpiecznych rocznie: zostaje mu ewidencja uproszczona, więc główny argument za własnym produktem znika.
• Warsztat, który chce zapłacić raz: licencja jednorazowa za 350–650 zł brutto nie ma odpowiednika w abonamencie.

Własna aplikacja zaczyna wygrywać tam, gdzie warsztat ma więcej niż jeden punkt, magazyn z partiami części i ewidencję odpadów powyżej progu.

Drugi przypadek to rozliczanie napraw z jednym płatnikiem w jego formacie. Podział na typy odbiorców jest już zajęty: jeden z producentów wydziela warianty dla warsztatu małego, dużego, wewnętrznego, dla wulkanizacji i dla szkół.

Czego nie budować w pierwszej wersji?

Własnego katalogu zamienników — dane o zastosowaniach części są licencjonowane, a publicznego cennika nie znaleźliśmy na dzień 16 września 2026 roku.

Własnego kosztorysowania szkód komunikacyjnych — bazy czasów naprawczych są komercyjne i wpięte w obieg ubezpieczyciela; pierwsza wersja eksportuje pozycje, a nie je wycenia.

Własnej fiskalizacji od zera. Jak podpiąć paragon i fakturę, opisuje tekst o fiskalizacji z własnej aplikacji.

Zostaje to, czego nie nazywa żaden z ośmiu cenników: licznik masy odpadów z progiem, sprawozdanie roczne, rejestr gwarancji biegnący od daty wydania pojazdu i zgoda zapisana przed rozszerzeniem zakresu naprawy.